Microsoft Whiteboard in Teams-Besprechungen nutzen: Das ultimative Tutorial

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du das Microsoft Whiteboard in deinen Teams-Besprechungen effektiv nutzt.

Microsoft Whiteboard ist eine digitale Leinwand, auf der du und dein Team in Echtzeit Ideen sammeln, Skizzen zeichnen und Projekte planen könnt – genau wie an einem physischen Whiteboard im Konferenzraum.

1. Ein Whiteboard während einer Besprechung starten

Um ein Whiteboard zu starten, musst du dich bereits in einer laufenden Teams-Besprechung befinden.

1. Klicke in der oberen Menüleiste auf das Symbol Teilen (das Rechteck mit dem Pfeil nach oben).
2. Wähle im Bereich „Inhalt teilen“ die Option Microsoft Whiteboard aus.
3. Du wirst nun gefragt, ob du:
   • Präsentieren (nur du kannst bearbeiten): Ideal, wenn du etwas erklären möchtest.
   • Zusammenarbeiten (alle können bearbeiten): Ideal für Brainstorming-Sessions.
4. Wähle den gewünschten Modus aus. Das Whiteboard öffnet sich nun für alle Teilnehmer im Hauptfenster.

2. Die wichtigsten Werkzeuge im Überblick

Sobald das Whiteboard aktiv ist, findest du am linken Rand (oder oben) die Werkzeugleiste:

• Auswählen (Pfeil): Um Objekte zu bewegen oder zu bearbeiten.
• Stifte (Freihandzeichnen): Hier kannst du verschiedene Farben und Strichstärken wählen. Mit dem „Textmarker“ kannst du Dinge hervorheben.
• Kurznotizen (Sticky Notes): Die beliebten „Post-its“. Perfekt, um schnell Ideen zu sammeln. Du kannst die Farben der Notizen ändern.
• Text: Klicke auf das „T“, um Textfelder direkt auf die Leinwand zu schreiben.
• Formen: Füge Kreise, Quadrate, Pfeile oder Linien ein, um Diagramme oder Abläufe zu visualisieren.
• Reaktionen: Teilnehmer können Emojis (Herz, Haken, Fragezeichen) auf Elementen platzieren, um Feedback zu geben.

3. Vorlagen nutzen (Zeit sparen)

Anstatt bei Null anzufangen, kannst du vorgefertigte Strukturen nutzen:

1. Klicke in der Werkzeugleiste auf das Plus-Symbol (Einfügen) oder das Symbol für Vorlagen.
2. Wähle aus Kategorien wie:
   • Brainstorming
   • Agile Planung (z. B. Kanban)
   • Problemlösung
   • Projekt-Retrospektive
3. Klicke auf eine Vorlage, um sie auf das Board zu setzen.

4. Tipps für die Zusammenarbeit

• Teilnehmer-Cursor: Du siehst in Echtzeit, wer gerade wo arbeitet, da die Namen der Teilnehmer neben ihren Mauszeigern angezeigt werden.
• Laserpointer: Nutze das Laserpointer-Werkzeug (unter den Stiften), um während einer Erklärung auf bestimmte Bereiche zu zeigen, ohne das Board dauerhaft zu bemalen.
• Zentrieren: Wenn du den Überblick verlierst, kannst du mit dem Mausrad zoomen oder die Leinwand mit der linken Maustaste verschieben.

5. Einstellungen und Berechtigungen verwalten

Oben rechts im Whiteboard-Fenster findest du das Zahnrad-Symbol (Einstellungen):

• Andere Teilnehmer dürfen bearbeiten: Hier kannst du während der Sitzung umschalten, ob die anderen Teilnehmer mitschreiben dürfen oder nicht.
• Hintergrund formatieren: Ändere die Farbe des Boards oder füge ein Punktraster für präziseres Zeichnen hinzu.
• Exportieren: Du kannst das fertige Board als hochwertiges Bild (PNG) oder als PDF speichern, um es später zu verschicken.

6. Whiteboard nach der Besprechung wiederfinden

Einer der größten Vorteile: Die Arbeit geht nicht verloren!

1. Im Teams-Chat: Nach der Besprechung findest du das Whiteboard im Chat-Verlauf des Meetings unter dem Reiter „Whiteboard“.
2. In der Whiteboard-App: Du kannst die eigenständige Microsoft Whiteboard-App (Windows oder Web) öffnen. Dort werden alle Boards gespeichert, die du jemals erstellt oder an denen du teilgenommen hast.

Profi-Tipps für bessere Meetings:

• Hardware: Wenn du viel zeichnest, lohnt sich die Nutzung eines Tablets mit Stift (z. B. Surface oder iPad) – du kannst dich mit demselben Account in das Meeting einwählen.
• Struktur: Erstelle die Vorlagen und groben Strukturen bereits vor dem Meeting, um direkt starten zu können.
• Sperren: Du kannst einzelne Elemente (wie Hintergrundbilder) sperren, damit sie nicht versehentlich von anderen verschoben werden.