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Leitfaden: Effizientes Arbeiten mit Visitenkarten in Outlook

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie Sie elektronische Visitenkarten in Outlook erstellen, bearbeiten und versenden.

Elektronische Visitenkarten in Outlook sind eine professionelle Methode, um Kontaktinformationen so zu teilen, dass der Empfänger sie mit wenigen Klicks direkt in sein eigenes Adressbuch übernehmen kann.

1. Eine Visitenkarte erstellen

Jede Visitenkarte basiert auf einem Kontakt in Ihrem Outlook-Adressbuch.

  1. Wechseln Sie in Outlook in den Bereich Personen (oder Kontakte).
  2. Klicken Sie auf Neuer Kontakt, um eine neue Karte zu erstellen, oder öffnen Sie einen bestehenden Kontakt mit einem Doppelklick.
  3. Geben Sie die gewünschten Informationen ein (Name, E-Mail, Telefonnummer, Firma).
  4. Während Sie die Daten eingeben, generiert Outlook automatisch eine Vorschau der Visitenkarte auf der rechten Seite des Kontaktfensters.

2. Das Design der Visitenkarte anpassen

Sie können das Aussehen der Karte (Farben, Bilder, Anordnung) individuell gestalten.

  1. Öffnen Sie den Kontakt.
  2. Klicken Sie im Menüband (oben) im Bereich "Zugehörig" auf das Symbol Visitenkarte.
  3. Es öffnet sich das Fenster Visitenkarte bearbeiten:
    • Layout: Hier können Sie festlegen, wo das Bild erscheinen soll (z. B. links, rechts oder als Hintergrund).
    • Felder: Sie können Felder hinzufügen oder entfernen (z. B. eine private Mobilnummer löschen, die nicht auf der Karte stehen soll).
    • Bild ändern: Klicken Sie auf "Ändern", um ein Firmenlogo oder ein Profilbild hochzuladen.
    • Formatierung: Ändern Sie Schriftarten, Farben oder die Ausrichtung des Textes.
  4. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie anschließend auf Speichern & Schließen.

3. Eine Visitenkarte per E-Mail versenden

Um Ihre Kontaktdaten an andere zu senden, gibt es zwei einfache Wege:

Weg A: Über eine neue E-Mail

  1. Erstellen Sie eine Neue E-Mail.
  2. Klicken Sie im Menüband auf Element anfügen.
  3. Wählen Sie Visitenkarte und dann Andere Visitenkarten....
  4. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus und klicken Sie auf OK. Die Karte wird als .vcf-Datei angehängt und ein Bild der Karte wird oft direkt in den Textkörper eingefügt.

Weg B: Direkt aus den Kontakten

  1. Rechtsklicken Sie in Ihrer Kontaktliste auf den gewünschten Kontakt.
  2. Wählen Sie Kontakt weiterleiten -> Als Visitenkarte.

4. Die Visitenkarte in die Signatur einbinden

Sie können Ihre Visitenkarte automatisch an jede ausgehende E-Mail anhängen.

  1. Gehen Sie auf Datei > Optionen > E-Mail.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen....
  3. Wählen Sie Ihre bestehende Signatur aus oder erstellen Sie eine neue.
  4. Klicken Sie im Editor an die Stelle, an der die Karte erscheinen soll.
  5. Klicken Sie auf das Symbol Visitenkarte in der Symbolleiste des Editors.
  6. Wählen Sie Ihren eigenen Kontakt aus und bestätigen Sie.
  7. Speichern Sie die Signatur.

5. Erhaltene Visitenkarten speichern

Wenn Ihnen jemand eine Visitenkarte (.vcf-Datei) schickt, können Sie diese sofort in Ihr Adressbuch übernehmen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die angehängte Visitenkarte in der empfangenen E-Mail.
  2. Wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
  3. Ein Kontaktfenster öffnet sich mit allen bereits ausgefüllten Daten. Klicken Sie nur noch auf Speichern & Schließen.

Profi-Tipp:

Nutzen Sie die Ansicht Visitenkarte in Ihrem Kontakte-Ordner, um eine schnelle Übersicht über Ihr Netzwerk zu erhalten. Gehen Sie dazu im Bereich "Personen" auf den Reiter Ansicht > Ansicht ändern > Visitenkarte.

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