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HubSpot und Xero integrieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du HubSpot und Xero erfolgreich miteinander verknüpfst, um deine Vertriebs- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren.

Die Integration von HubSpot (CRM) und Xero (Buchhaltung) ermöglicht es dir, Kundendaten zu synchronisieren, Rechnungen direkt aus Deals zu erstellen und den Zahlungsstatus in Echtzeit zu verfolgen.

1. Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass du über folgende Berechtigungen verfügst:

  • HubSpot: Super-Admin-Rechte oder Zugriff auf den App Marketplace.
  • Xero: Administrator-Rechte oder die Rolle „Standard“ bzw. „Advisor“.

2. Die Installation über den HubSpot App Marketplace

HubSpot bietet eine native Integration für Xero an. So installierst du sie:

  1. Logge dich in deinen HubSpot-Account ein.
  2. Klicke in der oberen Navigationsleiste auf das Marktplatz-Symbol (Haus-Icon) und wähle App Marketplace.
  3. Suche im Suchfeld nach „Xero“.
  4. Wähle die App „Xero“ aus und klicke oben rechts auf App installieren.
  5. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich. Melde dich mit deinen Xero-Zugangsdaten an.
  6. Wähle die Xero-Organisation aus, die du verknüpfen möchtest, und bestätige den Zugriff mit einem Klick auf Allow access.

3. Datensynchronisation konfigurieren

Nach der Verknüpfung musst du festlegen, welche Daten zwischen den beiden Systemen fließen sollen.

A. Kontakte synchronisieren (Data Sync)

  1. Wähle in den App-Einstellungen in HubSpot den Bereich Synchronisierungseinstellungen.
  2. Klicke auf Synchronisierung einrichten für Kontakte.
  3. Richtung wählen: Du kannst entscheiden, ob Daten nur von HubSpot zu Xero, nur von Xero zu HubSpot oder in beide Richtungen (bidirektional) fließen sollen.
  4. Feld-Mapping: Überprüfe, welche HubSpot-Eigenschaften (z. B. Vorname, E-Mail) welchen Xero-Feldern entsprechen. In der kostenlosen Version sind Standard-Felder vordefiniert; für benutzerdefinierte Felder ist oft ein Operations Hub Starter-Paket erforderlich.

B. Rechnungs-Synchronisation

Die Integration erlaubt es dir, Rechnungsdaten aus Xero in HubSpot anzuzeigen.

  1. Gehe zum Reiter Feature-Einstellungen in der Xero-App innerhalb von HubSpot.
  2. Aktiviere die Option, dass Xero-Rechnungen auf der Timeline von Kontakten und Deals in HubSpot angezeigt werden.

4. Rechnungen direkt aus HubSpot erstellen

Einer der größten Vorteile ist das Erstellen von Rechnungen direkt aus einem Deal-Datensatz:

  1. Öffne einen Deal in HubSpot.
  2. Scrolle auf der rechten Seite nach unten zum Abschnitt Xero.
  3. Klicke auf Rechnung erstellen (Create invoice).
  4. Wähle aus, ob du eine bestehende Xero-Rechnung verknüpfen oder eine neue erstellen möchtest.
  5. Fülle die Rechnungsdetails aus (Produkte, Steuersätze, Fälligkeitsdatum). Diese Daten werden direkt an Xero gesendet.

5. Automatisierung mit Workflows (Professional-Version)

Wenn du HubSpot Sales oder Service Hub Professional nutzt, kannst du Prozesse automatisieren:

  • Beispiel: Wenn ein Deal auf „Abgeschlossen und gewonnen“ (Closed Won) gesetzt wird, erstelle automatisch einen Entwurf für eine Rechnung in Xero.
  • Zahlungsstatus: Nutze den Rechnungsstatus aus Xero (z. B. „Bezahlt“), um Aufgaben für dein Team in HubSpot zu erstellen oder Follow-up-E-Mails zu versenden.

6. Fehlerbehebung und Wartung

  • Synchronisierungsfehler: Gehe in HubSpot zu Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps. Dort siehst du unter „Xero“ ein Dashboard mit eventuellen Synchronisationsfehlern (z. B. fehlende Pflichtfelder oder Duplikate).
  • Währung: Achte darauf, dass die Währungen in beiden Systemen identisch eingestellt sind, um Rundungsfehler oder Ablehnungen zu vermeiden.

Fazit

Durch die Integration von HubSpot und Xero eliminierst du manuelle Dateneingaben und stellst sicher, dass dein Vertriebsteam immer weiß, welche Kunden ihre Rechnungen bereits bezahlt haben. Dies führt zu einem reibungsloseren Prozess vom ersten Kontakt bis zum Zahlungseingang.

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