How to Create a Shared Drive Google Workspace [2025 Easy Guide]

Hier ist ein aktuelles, leicht verständliches Tutorial für das Jahr 2025, um eine geteilte Ablage (Shared Drive) in Google Workspace zu erstellen.

Geteilte Ablagen (früher „Team Drives“) sind das Herzstück der Zusammenarbeit in Google Workspace. Im Gegensatz zur „Meine Ablage“, bei der Dateien Einzelpersonen gehören, gehören Dateien in einer geteilten Ablage dem gesamten Team. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, bleiben die Dateien erhalten.

In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine geteilte Ablage erstellst und optimal verwaltest.

1. Voraussetzungen prüfen

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

• Du ein Google Workspace-Konto hast (Business Standard/Plus, Enterprise, Education oder Non-Profit).
• Wichtig: Kostenlose private @gmail.com-Konten können keine geteilten Ablagen erstellen, aber oft eingeladen werden.
• Dein Administrator die Erstellung von geteilten Ablagen für deine Organisation erlaubt hat.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Geteilte Ablage erstellen

Schritt 1: Google Drive öffnen Gehe zu drive.google.com und melde dich mit deinem Workspace-Konto an.

Schritt 2: Zu „Geteilte Ablagen“ navigieren Klicke in der linken Seitenleiste auf den Menüpunkt „Geteilte Ablagen“ (Shared Drives).

Schritt 3: Neue Ablage anlegen Es gibt zwei Wege:

• Klicke links oben auf die Schaltfläche „+ Neu“.
• Oder mache einen Rechtsklick auf eine freie Fläche in der Mitte des Bildschirms und wähle „Neue geteilte Ablage“.

Schritt 4: Namen vergeben Gib der Ablage einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Projekt Marketing 2025“ oder „Personalabteilung“). Klicke anschließend auf „Erstellen“.

3. Mitglieder hinzufügen und Berechtigungen festlegen

Sobald die Ablage erstellt ist, musst du dein Team einladen:

1. Klicke oben rechts (unter dem Namen der Ablage) auf „Mitglieder verwalten“.

2. Gib die E-Mail-Adressen der Personen oder Google Groups ein.

3. Wähle die richtige Rolle aus (extrem wichtig für 2025):

   • Administrator: Kann Mitglieder verwalten, Einstellungen ändern und Dateien löschen.
   • Content-Manager (Standard): Kann Dateien hinzufügen, bearbeiten, verschieben und in den Papierkorb legen.
   • Beitragender: Kann Dateien hinzufügen und bearbeiten, aber nichts löschen oder verschieben.
   • Kommentator: Kann Dateien nur ansehen und kommentieren.
   • Betrachter: Kann Dateien nur lesen.

4. Klicke auf „Senden“.

4. Einstellungen für die Sicherheit anpassen

Im Jahr 2025 ist Datenschutz wichtiger denn je. So sicherst du deine Ablage ab:

1. Klicke in deiner geteilten Ablage oben auf den Namen und wähle „Einstellungen für geteilte Ablagen“.
2. Hier kannst du festlegen:
   • Dürfen Personen außerhalb deiner Organisation Zugriff erhalten?
   • Dürfen Personen, die nicht Mitglied der Ablage sind, Dateien darin teilen?
   • Dürfen Betrachter und Kommentator Dateien herunterladen, drucken oder kopieren?

5. Profi-Tipps für 2025

• Verwende Google Groups: Statt 20 Einzelpersonen einzuladen, erstelle eine Google Group (z.B. marketing@deinefirma.de) und füge diese der Ablage hinzu. Das spart Zeit beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Struktur vor Inhalt: Erstelle direkt zu Beginn eine klare Ordnerstruktur, damit die Ablage nicht im Chaos versinkt.
• Farben und Logos: Klicke auf „Design ändern“, um deiner Ablage ein eigenes Bild oder eine Farbe zuzuweisen. Das hilft bei der visuellen Unterscheidung im Drive-Alltag.

Häufige Fehler (FAQ)

Warum sehe ich den Button „Geteilte Ablage“ nicht? Entweder erlaubt dein Workspace-Tarif diese Funktion nicht (z. B. Business Starter), oder dein IT-Administrator hat die Funktion in der Admin-Konsole deaktiviert.

Kann ich Dateien aus „Meine Ablage“ dorthin verschieben? Ja, ziehe sie einfach per Drag-and-Drop hinein. Beachte: Du musst die Berechtigung haben, Dateien aus dem Quellordner zu verschieben, und Administrator der Ziel-Ablage sein.

Herzlichen Glückwunsch! Du hast erfolgreich eine geteilte Ablage erstellt und bist bereit für eine effiziente Teamarbeit im Jahr 2025.