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Excel-Tutorial: Suchen und Ersetzen in mehreren oder allen Arbeitsblättern

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel effizient über mehrere Arbeitsblätter hinweg suchen und Texte oder Zahlen ersetzen kannst.

In großen Excel-Dateien mit vielen Tabs ist es mühsam, jedes Blatt einzeln zu durchsuchen. Excel bietet jedoch eine versteckte Funktion, mit der du die gesamte Arbeitsmappe auf einmal bearbeiten kannst.

1. Suchen in der gesamten Arbeitsmappe (alle Blätter)

Wenn du einen bestimmten Begriff oder Wert in allen vorhandenen Tabellenblättern finden möchtest, gehe wie folgt vor:

  1. Dialogfenster öffnen: Drücke die Tastenkombination Strg + F (Suchen).
  2. Erweiterte Optionen anzeigen: Klicke im Fenster auf die Schaltfläche Optionen >>. Das Fenster vergrößert sich und gibt weitere Einstellungen frei.
  3. Suchbereich ändern: Suche das Drop-down-Menü neben dem Wort Durchsuchen:. Standardmäßig steht dort „Blatt“. Ändere diese Einstellung auf Arbeitsmappe.
  4. Suchbegriff eingeben: Gib deinen Text oder Wert oben im Feld „Suchen nach:“ ein.
  5. Ergebnisse anzeigen:
    • Klicke auf Alle suchen, um eine Liste aller Fundstellen in der gesamten Datei (über alle Blätter hinweg) am unteren Rand des Fensters zu sehen.
    • Klicke auf Weitersuchen, um nacheinander von Fundstelle zu Fundstelle zu springen.

2. Ersetzen in der gesamten Arbeitsmappe

Das Ersetzen funktioniert fast identisch und ist besonders nützlich, um Bezeichnungen global zu korrigieren.

  1. Dialogfenster öffnen: Drücke die Tastenkombination Strg + H (Ersetzen).
  2. Erweiterte Optionen: Falls noch nicht sichtbar, klicke wieder auf Optionen >>.
  3. Suchbereich einstellen: Stelle sicher, dass bei Durchsuchen: die Option Arbeitsmappe ausgewählt ist.
  4. Werte eingeben:
    • Suchen nach: Der alte Begriff.
    • Ersetzen durch: Der neue Begriff.
  5. Vorgang ausführen:
    • Klicke auf Alle ersetzen, um die Änderung sofort in der kompletten Datei durchzuführen. Excel gibt dir danach eine Bestätigung, wie viele Ersetzungen vorgenommen wurden.
    • Klicke auf Ersetzen, wenn du jede Stelle einzeln prüfen und bestätigen möchtest.

3. Suchen und Ersetzen in einer gezielten Auswahl von Blättern

Manchmal möchtest du nicht das ganze Dokument, aber mehr als nur ein einzelnes Blatt durchsuchen.

  1. Arbeitsblätter auswählen:
    • Halte die Strg-Taste gedrückt und klicke mit der Maus unten auf die Reiter (Tabs) der Arbeitsblätter, die du durchsuchen möchtest. Diese werden nun weiß hervorgehoben (gruppiert).
  2. Suchen/Ersetzen starten: Drücke Strg + F oder Strg + H.
  3. Einstellung prüfen: In diesem Fall muss bei Durchsuchen: die Option auf Blatt stehen bleiben. Da du mehrere Blätter markiert hast, wendet Excel die Suche automatisch auf alle markierten Blätter an.
  4. Wichtig: Denke daran, die Gruppierung der Blätter nach der Aktion wieder aufzuheben (einfach auf ein nicht markiertes Blatt klicken oder Rechtsklick auf einen Reiter -> „Gruppierung aufheben“), damit du nicht versehentlich Daten in alle Blätter gleichzeitig tippst.

Hilfreiche Tipps für die Suche

  • Groß-/Kleinschreibung: Wenn du das Häkchen bei „Groß-/Kleinschreibung beachten“ setzt, unterscheidet Excel präzise zwischen z. B. „test“ und „Test“.
  • Gesamten Zellinhalt vergleichen: Wenn du dieses Häkchen setzt, findet Excel nur Zellen, in denen exakt dein Suchbegriff steht und sonst nichts anderes.
  • Platzhalter verwenden:
    • Das Fragezeichen ? steht für ein einzelnes beliebiges Zeichen.
    • Das Sternchen * steht für eine beliebige Anzahl an Zeichen.
    • Beispiel: Suche nach L*er findet „Lager“, „Lehrer“ und „Leder“.
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