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Excel-Tutorial: Nachschlagetabellen (Lookup Tables) effizient erstellen und nutzen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Nachschlagetabellen (Lookup Tables) in Excel erstellst – von der klassischen Methode bis zur modernen Lösung.

Nachschlagetabellen sind das Herzstück der Datenautomatisierung in Excel. Sie erlauben es dir, Informationen aus einer Quelldatei abzurufen, basierend auf einem Suchkriterium (z. B. eine Artikelnummer eingeben und automatisch den Preis und Namen erhalten).

Schritt 1: Die Daten vorbereiten (Die Quelltabelle)

Bevor du eine Formel schreibst, müssen deine Daten sauber strukturiert sein.

  1. Struktur: Erstelle eine Tabelle mit Spaltenüberschriften. Die erste Spalte sollte idealerweise den eindeutigen Identifikator (z. B. ID, Name, Code) enthalten.
  2. Formatierung als Tabelle: Markiere deine Daten und drücke Strg + T.
    • Vorteil: Wenn du später neue Zeilen hinzufügst, passen sich deine Formeln automatisch an.
    • Gib der Tabelle oben links im Reiter "Tabellenentwurf" einen Namen, z. B. Produktdaten.

Schritt 2: Die passende Funktion wählen

Es gibt drei gängige Wege, Daten nachzuschlagen. Wir konzentrieren uns auf den modernsten Weg (XVERWEIS) und den Klassiker (SVERWEIS).

Methode A: Der moderne Weg mit XVERWEIS (Empfohlen)

Verfügbar in Microsoft 365 und Excel 2021+.

Der XVERWEIS ist flexibler und einfacher als alle alten Funktionen.

Syntax: =XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix)

Beispiel: Du hast in Zelle E2 eine Artikelnummer eingegeben und möchtest in F2 den Namen aus der Tabelle Produktdaten anzeigen.

  1. Klicke in Zelle F2.
  2. Gib ein: =XVERWEIS(E2; Produktdaten[ID]; Produktdaten[Name])
  3. Drücke Enter.

Vorteile:

  • Sucht nach links und rechts.
  • Standardmäßig wird eine genaue Entsprechung gesucht (kein FALSCH am Ende nötig).

Methode B: Der Klassiker mit SVERWEIS

Funktioniert in allen Excel-Versionen.

Der SVERWEIS sucht immer in der ersten Spalte eines Bereichs und gibt einen Wert aus einer Spalte weiter rechts zurück.

Syntax: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])

Beispiel:

  1. Klicke in die Zielzelle.
  2. Gib ein: =SVERWEIS(E2; Produktdaten; 2; FALSCH)
    • E2: Was wird gesucht?
    • Produktdaten: Wo wird gesucht?
    • 2: Aus welcher Spalte soll das Ergebnis kommen? (2. Spalte der Tabelle).
    • FALSCH: Wichtig! Steht für "Genaue Übereinstimmung".

Schritt 3: Benutzerfreundlichkeit mit Dropdown-Listen erhöhen

Damit du das Suchkriterium nicht jedes Mal abtippen musst (und Tippfehler vermeidest), erstelle eine Dropdown-Liste.

  1. Klicke auf die Zelle, in die das Suchkriterium eingegeben werden soll (z. B. E2).
  2. Gehe im Menüband auf Daten -> Datentools -> Datenüberprüfung.
  3. Wähle unter "Zulassen" den Punkt Liste.
  4. Klicke bei "Quelle" in das Feld und markiere die Spalte mit den IDs in deiner Quelltabelle.
  5. Bestätige mit OK. Jetzt kannst du den Wert einfach auswählen.

Schritt 4: Fehler abfangen (Wenn nichts gefunden wird)

Wenn eine ID nicht existiert, zeigt Excel standardmäßig #N/V an. Das sieht unschön aus.

  • Beim XVERWEIS: Nutze das integrierte Argument: =XVERWEIS(E2; Produktdaten[ID]; Produktdaten[Name]; "Nicht gefunden")
  • Beim SVERWEIS: Verschachtele die Formel in WENNFEHLER: =WENNFEHLER(SVERWEIS(E2; Produktdaten; 2; FALSCH); "Nicht gefunden")

Zusammenfassung der Best Practices

  1. Tabellen formatieren: Nutze immer Strg + T, um deine Quelldaten dynamisch zu halten.
  2. Eindeutige IDs: Sorge dafür, dass dein Suchkriterium (z. B. Kundennummer) nur einmal in der Quelltabelle vorkommt.
  3. XVERWEIS nutzen: Wenn du eine aktuelle Excel-Version hast, verzichte auf SVERWEIS. Der XVERWEIS ist sicherer und schneller.
  4. Absolute Bezüge: Wenn du keine formatierten Tabellen nutzt, denke an die Dollarzeichen (z. B. $A$2:$B$10), damit sich der Suchbereich beim Kopieren der Formel nicht verschiebt.

Glückwunsch! Du hast nun eine funktionierende Nachschlagetabelle erstellt, die deine Arbeit in Excel erheblich beschleunigen wird.

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