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E-Mails in Gmail farblich kennzeichnen und hervorheben: Die ultimative Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du deine E-Mails in Gmail übersichtlich organisieren und farblich hervorheben kannst.

In einem überfüllten Posteingang verliert man schnell den Überblick. Da Gmail keine direkte Funktion besitzt, um die gesamte Zeile einer E-Mail einzufärben (wie es etwa in Outlook möglich ist), nutzen wir das mächtige Label-System und Filter, um denselben Effekt zu erzielen.

Methode 1: Labels erstellen und farblich anpassen

Labels (Labels/Etiketten) sind das Herzstück der Gmail-Organisation. Sie fungieren wie Ordner, können aber flexibler eingesetzt werden.

  1. Label erstellen:

    • Klicke in der linken Seitenleiste auf „Mehr“ und scrolle nach unten zu „Neues Label erstellen“.
    • Gib dem Label einen Namen (z. B. „WICHTIG“, „Kunden“ oder „Projekt A“).
    • Klicke auf „Erstellen“.

  2. Farbe zuweisen:

    • Suche das neu erstellte Label in der linken Seitenleiste.
    • Fahre mit der Maus darüber und klicke auf die drei vertikalen Punkte (Optionen).
    • Wähle „Labelfarbe“ aus und suche dir eine Farbe aus der Palette aus (oder erstelle eine eigene).

  3. Label manuell zuweisen:

    • Markiere eine oder mehrere E-Mails in deinem Posteingang.
    • Klicke oben in der Symbolleiste auf das Label-Symbol (sieht aus wie ein Pfeilschild).
    • Wähle dein farbiges Label aus und klicke auf „Anwenden“.

Methode 2: E-Mails automatisch farblich markieren (Filter)

Damit du Labels nicht jedes Mal händisch vergeben musst, kannst du Gmail anweisen, dies automatisch zu tun.

  1. Klicke im Gmail-Suchschlitz oben auf das Symbol für die Suchoptionen (die drei Schieberegler).
  2. Gib ein Kriterium ein, z. B. eine bestimmte Absender-Adresse (Feld „Von“) oder ein Schlagwort im Betreff.
  3. Klicke unten rechts im Fenster auf „Filter erstellen“.
  4. Setze einen Haken bei „Label anwenden“ und wähle dein zuvor erstelltes farbiges Label aus.
  5. Setze optional den Haken bei „Filter auch auf passende Konversationen anwenden“, um bestehende Mails direkt mit einzufärben.
  6. Klicke auf „Filter erstellen“. Ab sofort werden alle neuen Mails dieses Absenders automatisch mit der gewählten Farbe markiert.

Methode 3: Verschiedenfarbige Sterne nutzen

Standardmäßig bietet Gmail nur einen gelben Stern. Du kannst jedoch ein System mit mehreren farbigen Symbolen aktivieren.

  1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und dann auf „Alle Einstellungen aufrufen“.
  2. Bleibe im Tab „Allgemein“ und scrolle nach unten zum Bereich „Sterne“.
  3. Ziehe die gewünschten Symbole (z. B. blauer Stern, rotes Ausrufezeichen, grüner Haken) von „Nicht in Gebrauch“ nach „In Gebrauch“.
  4. Scrolle ganz nach unten und klicke auf „Änderungen speichern“.
  5. Anwendung: Klicke im Posteingang mehrfach hintereinander auf das Stern-Symbol einer E-Mail, um durch die aktivierten Farben zu rotieren.

Methode 4: Den Posteingang nach Farben sortieren

Sobald du deine farbigen Labels verteilt hast, möchtest du sie vielleicht priorisiert sehen:

  1. Gehe erneut in die Einstellungen -> Alle Einstellungen.
  2. Klicke auf den Tab „Posteingang“.
  3. Wähle bei „Art des Posteingangs“ die Option „Priorisierte E-Mails“ oder „Zuerst ungelesen“.
  4. Alternativ kannst du in der Suche einfach nach label:NameDeinesLabels suchen, um sofort alle Mails dieser Farbgruppe zu sehen.

Profi-Tipp: Übersichtlichkeit maximieren

Verwende nicht zu viele verschiedene Farben. Ein System aus 3 bis 5 klaren Farben (z. B. Rot für „Dringend“, Blau für „Intern“, Grün für „Erledigt“) ist effektiver als ein Regenbogen, bei dem du die Bedeutung der Farben vergisst.

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