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DocuSign Guide 2025: Unterschriften anfordern (Einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung)

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, das Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie Dokumente mit DocuSign versenden.

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist das Einholen von Unterschriften per Post veraltet. DocuSign ist auch 2025 der Goldstandard für elektronische Signaturen (eSignature). In dieser Anleitung lernen Sie, wie Sie in weniger als 5 Minuten ein Dokument zur Unterschrift versenden.

Voraussetzungen

  • Ein aktives DocuSign-Konto (Testversion oder kostenpflichtiges Abo).
  • Das Dokument im PDF-, Word- oder Bildformat.

Schritt 1: Dokument hochladen

  1. Loggen Sie sich in Ihr DocuSign-Dashboard ein.
  2. Klicken Sie auf den auffälligen Button „Starten“ (oder „Neu erstellen“) und wählen Sie „Umschlag senden“.
  3. Klicken Sie auf „Hochladen“, um eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen, oder nutzen Sie Cloud-Dienste wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive.

Schritt 2: Empfänger hinzufügen

Hier legen Sie fest, wer das Dokument unterschreiben oder erhalten soll.

  1. Geben Sie unter „Empfänger hinzufügen“ den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein.
  2. Rollen festlegen: Wählen Sie rechts im Dropdown-Menü aus, ob die Person „Muss unterschreiben“ oder nur eine „Kopie erhält“.
  3. Unterzeichner-Reihenfolge (Optional): Wenn Sie möchten, dass Person A vor Person B unterschreibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Unterzeichner-Reihenfolge festlegen“.

Schritt 3: Betreff und Nachricht verfassen

Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Nachricht an alle Empfänger“.

  • E-Mail-Betreff: Wählen Sie einen klaren Titel (z. B. „Vertrag zur Unterschrift: [Projektname]“).
  • E-Mail-Nachricht: Schreiben Sie eine kurze Anweisung oder Begrüßung.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf „Weiter“.

Schritt 4: Felder platzieren (Drag & Drop)

Dies ist der wichtigste Schritt. Sie sehen nun eine Vorschau Ihres Dokuments.

  1. Wählen Sie links im Menü den entsprechenden Empfänger aus (falls es mehrere gibt).
  2. Ziehen Sie die gewünschten Felder per Drag & Drop auf das Dokument:
    • Unterschrift: Wo die Person signieren soll.
    • Datum (Ort): Wird automatisch mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.
    • Name / Firma / Titel: Hilfreich für offizielle Dokumente.
  3. Wiederholen Sie dies für jeden Empfänger, falls nötig.

Schritt 5: Überprüfen und Senden

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Vorschau“, um zu sehen, wie das Dokument für den Empfänger aussieht (auch in der Mobilansicht prüfbar).
  2. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Senden“.

Profi-Tipps für 2025

  • Vorlagen (Templates) nutzen: Wenn Sie das gleiche Dokument (z. B. einen Standardvertrag) oft versenden, speichern Sie es als Vorlage, um die Felder nicht jedes Mal neu platzieren zu müssen.
  • Erinnerungen automatisieren: Klicken Sie vor dem Senden auf „Erweiterte Optionen“, um automatische Erinnerungen einzustellen (z. B. alle 2 Tage), falls der Empfänger nicht reagiert.
  • Mobile App: Nutzen Sie die DocuSign App, um Unterschriften auch unterwegs von Ihrem Smartphone aus anzufordern oder den Status zu tracken.

Was passiert nach dem Senden?

  • Echtzeit-Tracking: In Ihrem Dashboard können Sie unter „Verwalten“ jederzeit sehen, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder unterschrieben hat.
  • Abschluss: Sobald alle Parteien unterschrieben haben, erhalten Sie und alle Unterzeichner automatisch eine Kopie des fertiggestellten Dokuments als PDF inklusive eines fälschungssicheren Abschlusszertifikats.

Dieser Guide basiert auf der aktuellen Benutzeroberfläche von DocuSign (Stand 2025). Geringfügige Abweichungen im Design sind aufgrund von Software-Updates möglich.

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