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Anleitung: So verhindern Sie, dass Outlook E-Mails vom Server löscht

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, das Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Outlook so konfigurieren, dass Ihre E-Mails auf dem Server gespeichert bleiben.

Wenn Sie Ihre E-Mails über das POP3-Protokoll abrufen, lädt Outlook die Nachrichten standardmäßig herunter und löscht sie anschließend vom Mailserver Ihres Anbieters. Das führt dazu, dass Sie diese E-Mails auf anderen Geräten (z. B. auf dem Smartphone) nicht mehr sehen können.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Einstellung „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ aktivieren.

Schritt 1: Kontoeinstellungen öffnen

  1. Starten Sie Outlook auf Ihrem Computer.
  2. Klicken Sie oben links auf den Reiter Datei.
  3. Wählen Sie den Punkt Informationen (meist standardmäßig ausgewählt).
  4. Klicken Sie auf das Feld Kontoeinstellungen und im aufklappenden Menü erneut auf Kontoeinstellungen....

Schritt 2: Das E-Mail-Konto auswählen

  1. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste Ihrer E-Mail-Konten.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Reiter E-Mail befinden.
  3. Wählen Sie das Konto aus, bei dem die E-Mails auf dem Server bleiben sollen (Doppelklick auf das Konto oder Markieren und auf Ändern klicken).

Schritt 3: Erweiterte Einstellungen aufrufen

Je nach Outlook-Version sieht dieser Schritt leicht unterschiedlich aus:

  • In neueren Outlook-Versionen (Outlook 365, 2019, 2021): Es öffnet sich ein Fenster namens „Kontoeinstellungen“. Suchen Sie dort nach der Schaltfläche Weitere Einstellungen (unten rechts).
  • Falls Sie direkt in die „Exchange-Kontoeinstellungen“ gelangen: Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen oder gehen Sie zurück und wählen Sie den Weg über die Systemsteuerung (siehe Tipp unten), falls die Option ausgegraut ist.

Schritt 4: Die Server-Optionen anpassen

  1. Ein kleines Fenster namens „Internet-E-Mail-Einstellungen“ öffnet sich.
  2. Wechseln Sie oben auf den Reiter Erweitert.
  3. Suchen Sie ganz unten den Bereich Übermittlung.
  4. Setzen Sie einen Haken bei: Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.

Wichtige Zusatzoptionen:

  • Vom Server entfernen nach X Tagen: Es empfiehlt sich, hier z. B. 14 Tage einzustellen. So bleibt Ihr Postfach auf dem Server nicht ewig voll (was irgendwann zu Fehlermeldungen führen kann), aber Sie haben genug Zeit, die Mails auf anderen Geräten abzurufen.
  • Vom Server entfernen, wenn aus „Gelöschte Elemente“ entfernt: Wenn Sie eine Mail in Outlook endgültig löschen, wird sie auch vom Server gelöscht. Dies hilft, das Postfach sauber zu halten.

Schritt 5: Speichern und Testen

  1. Bestätigen Sie mit OK.
  2. Klicken Sie im vorherigen Fenster auf Weiter (Outlook führt nun meist einen Kontotest durch).
  3. Klicken Sie auf Fertig stellen und schließen Sie die restlichen Fenster.

Wichtiger Hinweis: POP3 vs. IMAP

Falls Sie die oben genannten Optionen nicht finden können, liegt das wahrscheinlich daran, dass Ihr Konto als IMAP eingerichtet ist.

  • Bei IMAP: Hier werden E-Mails grundsätzlich auf dem Server gespeichert und lediglich mit Outlook „gespiegelt“. Solange Sie eine E-Mail in Outlook nicht löschen, bleibt sie auf dem Server vorhanden. Eine Einstellung „Kopie auf dem Server belassen“ gibt es hier nicht, da dies die Standard-Funktionsweise von IMAP ist.
  • Empfehlung: Wenn Sie E-Mails auf mehreren Geräten (PC, Handy, Tablet) gleichzeitig verwalten möchten, ist IMAP immer die bessere Wahl gegenüber POP3.

Tipp: Wenn die Einstellungen in Outlook „versteckt“ sind

In manchen Microsoft 365-Versionen ist das Einstellungsmenü vereinfacht und die POP3-Optionen sind schwer auffindbar. Gehen Sie in diesem Fall über die Windows-Systemsteuerung:

  1. Drücken Sie die Windows-Taste und tippen Sie Systemsteuerung.
  2. Suchen Sie oben rechts nach Mail (oder E-Mail).
  3. Klicken Sie auf E-Mail-Konten....
  4. Von hier aus gelangen Sie in das klassische Menü, das in Schritt 2-4 beschrieben wurde.
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