Anleitung: So erstellen Sie eine digitale Signatur in Adobe Acrobat

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie in Adobe Acrobat eine digitale Signatur erstellen.

In der digitalen Arbeitswelt ist es wichtig, Dokumente rechtssicher und schnell zu unterzeichnen. Adobe Acrobat bietet hierfür zwei Möglichkeiten: die einfache elektronische Signatur (Abbild Ihrer Unterschrift) und die zertifikatsbasierte digitale Signatur (verschlüsselt und rechtlich verbindlicher).

Diese Anleitung konzentriert sich primär auf die zertifikatsbasierte digitale Signatur, da dies die technisch „echte“ digitale Signatur ist.

Methode 1: Erstellen einer zertifikatsbasierten digitalen ID

Wenn Sie noch nie digital in Acrobat unterschrieben haben, müssen Sie zunächst eine digitale ID erstellen.

1. Öffnen Sie Ihr PDF-Dokument in Adobe Acrobat (Pro oder Standard).
2. Werkzeug wählen: Klicken Sie in der oberen Menüleiste oder im rechten Bereich auf „Alle Werkzeuge“ und suchen Sie nach „Zertifikate verwenden“.
3. Digital unterschreiben: Klicken Sie in der nun erscheinenden Leiste auf den Button „Digital unterschreiben“.
4. Bereich auswählen: Ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck an der Stelle auf, an der die Signatur erscheinen soll.
5. Digitale ID konfigurieren:
   • Falls Sie noch keine ID haben, erscheint ein Fenster. Wählen Sie „Neue digitale ID konfigurieren“.
   • Wählen Sie „In Datei speichern“ (für die private Nutzung am PC am gängigsten).
   • Geben Sie Ihre Daten ein (Name, Organisation, E-Mail-Adresse).
   • Vergeben Sie ein Passwort. Dieses Passwort schützt Ihre Unterschrift – merken Sie es sich gut!
6. Speichern: Die ID wird nun als Datei auf Ihrem Rechner gespeichert.

Methode 2: Das Dokument digital unterschreiben

Sobald Ihre ID erstellt ist, ist der Vorgang für zukünftige Dokumente sehr kurz:

1. Klicken Sie erneut auf „Digital unterschreiben“ und ziehen Sie das Feld auf.
2. Wählen Sie Ihre gespeicherte Digitale ID aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Passwort eingeben: Geben Sie das Passwort ein, das Sie beim Erstellen der ID festgelegt haben.
4. Erscheinungsbild anpassen (Optional):
   • Sie können auf „Erstellen“ oder „Bearbeiten“ klicken, um ein Bild Ihrer echten handschriftlichen Unterschrift hochzuladen, das dann neben den digitalen Daten angezeigt wird.
5. Unterschreiben: Klicken Sie auf den Button „Unterschreiben“.
6. Datei speichern: Acrobat fordert Sie nun auf, das Dokument unter einem neuen Namen (oder dem gleichen) zu speichern. Erst durch das Speichern wird die Signatur fest in das PDF eingebettet.

Alternative: Die einfache elektronische Signatur (Ausfüllen und unterschreiben)

Für informelle Dokumente (z. B. interne Urlaubsanträge) reicht oft ein Abbild Ihrer Unterschrift ohne Verschlüsselung:

1. Klicken Sie auf das Werkzeug „Ausfüllen und unterschreiben“.
2. Wählen Sie oben „Selbst signieren“ und dann „Signatur hinzufügen“.
3. Hier haben Sie drei Optionen:
   • Tippen: Ihr Name in Schreibschrift-Font.
   • Zeichnen: Mit der Maus oder dem Touchpad unterschreiben.
   • Bild: Ein Foto Ihrer echten Unterschrift hochladen (beste Option für Optik).
4. Klicken Sie auf „Anwenden“ und platzieren Sie die Unterschrift an der gewünschten Stelle.

Zusammenfassung: Was ist der Unterschied?

Pro-Tipp: Wenn Sie geschäftlich Verträge unterschreiben, die eine hohe Beweiskraft erfordern, nutzen Sie immer den Weg über „Zertifikate“ und vergeben Sie ein starkes Passwort für Ihre digitale ID.