✒️ Dokumente digital signieren: Zoho Books & Zoho Sign Integration 2025 (Komplettanleitung)
Hier ist ein detailliertes Tutorial für das Jahr 2025, wie du deine Dokumente direkt aus Zoho Books heraus mit der Zoho Sign Integration rechtssicher digital signieren lässt.
Im Jahr 2025 ist die papierlose Abwicklung von Angeboten und Verträgen Standard. Durch die nahtlose Integration von Zoho Sign in Zoho Books kannst du den gesamten Prozess – vom Erstellen eines Angebots bis zur rechtssicheren Unterschrift – automatisieren.
1. Voraussetzungen
Bevor du startest, stelle sicher, dass:
- Du ein aktives Zoho Books Konto hast.
- Du ein Zoho Sign Konto besitzt (oft im Zoho One Bundle enthalten).
- Du über Administrator-Rechte in beiden Apps verfügst.
Schritt 1: Die Integration aktivieren
Zuerst müssen die beiden Anwendungen miteinander "sprechen".
- Logge dich in Zoho Books ein.
- Klicke auf das Zahnrad-Icon (Einstellungen) oben rechts.
- Navigiere zu Integrationen > Zoho Apps.
- Suche in der Liste nach Zoho Sign und klicke auf Verbinden (Connect).
- Bestätige die Integration im folgenden Fenster. Nun ist die Funktion in deinen Belegen verfügbar.
Schritt 2: Dokumente für die Signatur vorbereiten
Du kannst festlegen, welche Dokumententypen (z. B. Angebote, Rechnungen oder Bestellungen) eine digitale Signatur erfordern.
- Gehe in Zoho Books zu Einstellungen > Präferenzen.
- Wähle das entsprechende Modul (z. B. Angebote / Estimates).
- Scrolle nach unten zum Bereich "Digitale Signatur".
- Aktiviere das Kontrollkästchen "Digitale Signatur via Zoho Sign aktivieren".
- Speichere die Einstellungen.
Schritt 3: Ein Dokument zur Signatur versenden
Nun zeigen wir den Prozess am Beispiel eines Angebots:
- Erstelle ein neues Angebot oder öffne ein bestehendes.
- Klicke oben in der Aktionsleiste auf den Button "Über Zoho Sign versenden" (Send via Zoho Sign).
- Empfänger festlegen: Die E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch aus den Stammdaten gezogen. Du kannst weitere Unterzeichner hinzufügen (z. B. dich selbst oder einen Projektleiter).
- Reihenfolge festlegen: Du kannst bestimmen, ob alle gleichzeitig oder nacheinander unterschreiben müssen.
- Klicke auf Weiter, um zum Zoho Sign Editor zu gelangen.
Schritt 4: Signaturfelder platzieren (im Zoho Sign Editor)
Du befindest dich nun in der Zoho Sign Oberfläche, siehst aber dein Zoho Books Dokument.
- Ziehe per Drag & Drop die gewünschten Felder (Signatur, Datum, Initialen) aus der linken Seitenleiste an die richtige Stelle im Dokument.
- Wenn alles passt, klicke oben rechts auf Senden.
Schritt 5: Der Prozess für den Kunden
Dein Kunde erhält eine professionelle E-Mail mit dem Link zum Dokument.
- Er benötigt kein Zoho-Konto.
- Er kann das Dokument am PC, Tablet oder Smartphone signieren.
- Sobald er unterschrieben hat, erhalten beide Parteien automatisch eine Kopie des unterschriebenen Dokuments inklusive eines Audit-Trails (Prüfprotokoll).
Schritt 6: Status in Zoho Books verfolgen
Das Beste an der Integration ist die Übersicht:
- In der Liste deiner Angebote siehst du sofort den Status (z. B. "Warten auf Unterschrift" oder "Signiert").
- Sobald das Dokument signiert ist, ändert Zoho Books den Status des Angebots automatisch auf "Akzeptiert".
- Das fertig signierte PDF wird automatisch als Anhang am Datensatz in Zoho Books gespeichert.
Profi-Tipps für 2025:
- Automatisierung: Nutze Workflows, um automatisch eine Dankes-E-Mail zu versenden, sobald ein Dokument signiert wurde.
- eIDAS-Konformität: Zoho Sign erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung für fortgeschrittene elektronische Signaturen.
- Mobile App: Nutze die Zoho Books Mobile App, um auch von unterwegs Signaturen anzufordern oder den Status zu prüfen.
Fazit: Die Integration von Zoho Sign in Zoho Books spart Zeit, reduziert Rückfragen und lässt dein Unternehmen hochprofessionell wirken. Kein Drucken, Scannen oder Postversand mehr nötig!
Hast du Fragen zur Einrichtung? Schreibe sie gerne in die Kommentare!