Wie verhindert man in Outlook, dass E-Mails von bestimmten Absendern im Posteingang landen?
- Eingangsproblem verstehen
- Erstellen einer Regel zum Filtern von Absendern
- Aktionen festlegen
- Ausnahmen und Fertigstellung
- Regelverwaltung und Anpassungen
- Zusätzliche Hinweise
Eingangsproblem verstehen
In Microsoft Outlook landen standardmäßig alle eingehenden E-Mails im Posteingang. Wenn Sie vermeiden möchten, dass Nachrichten von bestimmten Absendern dort erscheinen, können Sie sogenannte Regeln verwenden, die eingehende E-Mails automatisch verarbeiten und beispielsweise in andere Ordner verschieben oder löschen.
Erstellen einer Regel zum Filtern von Absendern
Um eine Regel in Outlook einzurichten, die E-Mails von bestimmten Absendern aus dem Posteingang fernhält, öffnen Sie zunächst Outlook und gehen zum Tab Start. Dort finden Sie die Schaltfläche Regeln. Klicken Sie darauf und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten. In diesem Fenster können Sie neue Regeln erstellen.
Klicken Sie auf Neue Regel und wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen, dann Weiter. Im nächsten Schritt können Sie Bedingungen auswählen. Setzen Sie ein Häkchen bei von Personen/öffentlichen Gruppen. Im unteren Fenster klicken Sie auf den verlinkten Text Personen/öffentliche Gruppen und tragen dort die E-Mail-Adresse oder Kontakte ein, deren Nachrichten Sie filtern möchten.
Aktionen festlegen
Nach Auswahl der Absender klicken Sie erneut auf Weiter. Nun legen Sie fest, was mit den gefilterten Nachrichten passieren soll. Sie können zum Beispiel wählen, dass die E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschoben werden oder direkt gelöscht werden. Wenn Sie verhindern möchten, dass diese E-Mails überhaupt im Posteingang auftauchen, ist das Verschieben in einen speziellen Ordner oder das Löschen sinnvoll.
Wählen Sie beispielsweise in den Ordner Zielordner verschieben, indem Sie auf den verlinkten Ordnernamen klicken und einen Ordner auswählen oder neu erstellen. Alternativ können Sie diese löschen oder in den Ordner Gelöschte Elemente verschieben auswählen, falls Sie die E-Mails nicht dauerhaft verlieren möchten.
Ausnahmen und Fertigstellung
Im nächsten Schritt können Sie Ausnahmen für Ihre Regel definieren, falls Sie bestimmte Nachrichten nicht filtern möchten, zum Beispiel wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält. Diese sind optional und können übersprungen werden, wenn keine Ausnahmen erforderlich sind. Nach Klick auf Weiter geben Sie Ihrer Regel einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel Filter bestimmte Absender.
Setzen Sie das Häkchen bei Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die bereits im Posteingang sind, falls Sie schon vorhandene E-Mails filtern möchten. Abschließend klicken Sie auf Fertig stellen.
Regelverwaltung und Anpassungen
Die erstellte Regel wird automatisch aktiviert und alle neuen E-Mails von den festgelegten Absendern werden gemäß Ihrer Einstellung behandelt. Falls später Anpassungen nötig sind, können Sie jederzeit über Regeln und Benachrichtigungen verwalten Änderungen vornehmen, Regeln deaktivieren oder löschen.
Zusätzliche Hinweise
Beachten Sie, dass beim Verwenden von Exchange- oder Microsoft 365-Konten Regeln auch serverseitig angewendet werden können, sodass die Filterung auch dann funktioniert, wenn Outlook nicht geöffnet ist. Bei POP3- oder IMAP-Konten funktionieren Regeln meist nur, wenn Outlook aktiv läuft.