Wie teilt man OneDrive-Dateien direkt aus Outlook heraus mit anderen Nutzern?
- OneDrive-Dateien direkt aus Outlook heraus teilen
- Voraussetzungen für das Teilen von OneDrive-Dateien in Outlook
- Vorgehensweise beim Teilen in der Outlook-Desktopanwendung
- Vorgehensweise beim Teilen in Outlook Web (Outlook im Browser)
- Berechtigungen und Sicherheit
- Zusammenfassung
OneDrive-Dateien direkt aus Outlook heraus teilen
Das Teilen von OneDrive-Dateien direkt aus Outlook ist eine praktische Methode, um Dokumente effizient mit anderen Personen zu teilen, ohne separate Schritte in OneDrive durchführen zu müssen. Diese Funktion ist sowohl in der Outlook-Webversion als auch in der Desktopanwendung verfügbar und sorgt dafür, dass Sie Ihre Dateien immer aktuell und sicher verteilen können.
Voraussetzungen für das Teilen von OneDrive-Dateien in Outlook
Um OneDrive-Dateien aus Outlook heraus zu teilen, müssen die betreffenden Dateien bereits in Ihrem OneDrive-Cloudspeicher gespeichert sein. Außerdem benötigen Sie ein aktives Microsoft 365-Konto, da die Integration von OneDrive und Outlook Teil dieses Ökosystems ist. Die Dateien können Sie entweder direkt in Outlook aus OneDrive auswählen oder als Link in Ihre E-Mail einfügen.
Vorgehensweise beim Teilen in der Outlook-Desktopanwendung
Beim Verfassen einer neuen E-Mail klicken Sie in der Symbolleiste auf Datei anfügen und wählen dann Zuletzt verwendet, Dokumente oder Cloud-Speicher aus. Wenn Sie OneDrive auswählen, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. Statt die Datei direkt als Anhang einzufügen, wählen Sie die Option Als OneDrive-Link einfügen. Dadurch wird automatisch ein Zugriffslink generiert, der den Empfängern die Berechtigung gibt, die Datei über OneDrive zu öffnen und bei Bedarf zusammenzuarbeiten.
Vorgehensweise beim Teilen in Outlook Web (Outlook im Browser)
In der Webversion von Outlook klicken Sie beim Erstellen einer E-Mail auf das Büroklammer-Symbol für Anhänge. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Datei von Ihrem OneDrive auszuwählen. Ebenso wie in der Desktop-Anwendung wird der Link in die E-Mail eingefügt. Man kann vor dem Versenden noch Zugriffsrechte anpassen, etwa ob die Empfänger die Datei nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.
Berechtigungen und Sicherheit
Outlook und OneDrive arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die geteilten Links die zugriffsberechtigten Nutzer erreichen. Standardmäßig erhalten die Empfänger die Erlaubnis, die verlinkte Datei anzusehen. Über die Optionen können Sie diese Rechte auf Bearbeitung erweitern oder einschränken. Außerdem kann der Link so gesetzt werden, dass nur explizit eingeladene Personen Zugriff haben. Sollten Sie eine Datei in OneDrive verschieben oder löschen, wird der Link automatisch ungültig, wodurch Sie die Kontrolle über die Freigaben behalten.
Zusammenfassung
Das direkte Teilen von OneDrive-Dateien aus Outlook heraus erleichtert den Austausch von Dokumenten erheblich. Indem Sie OneDrive-Links anstatt klassische Anhänge verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger immer auf die aktuellste Version zugreifen und Sie die Zugriffsrechte komfortabel verwalten können. Ob in der Desktop-App oder im Web, die Integration ist intuitiv und ermöglicht effiziente Zusammenarbeit im Microsoft-365-Umfeld.