Wie setze ich in Smartsheet ein Ablaufdatum für Aufgaben?

1. Einführung
2. Verwendung der Spalte "Fälligkeitsdatum" (Due Date)
3. Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen verwenden
4. Alternative: Verwendung von benutzerdefinierten Formeln oder Spalten
5. Zusammenfassung

Einführung

Smartsheet ist ein leistungsfähiges Tool für Projektmanagement und Zusammenarbeit, das die Verwaltung von Aufgaben mit verschiedenen Attributen, wie Fälligkeitsdaten oder Ablaufdaten, ermöglicht. Das Setzen eines Ablaufdatums hilft dabei, wichtige Fristen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Im Folgenden erfahren Sie ausführlich, wie Sie in Smartsheet ein Ablaufdatum für Ihre Aufgaben einrichten können.

Verwendung der Spalte "Fälligkeitsdatum" (Due Date)

Standardmäßig bietet Smartsheet für jede Aufgabe eine Spalte mit dem Namen Fälligkeitsdatum (oder Due DateFälligkeitsdatum. Falls diese Spalte nicht vorhanden ist, können Sie sie einfach hinzufügen: Klicken Sie auf das Plus-Icon rechts neben der letzten Spalte und wählen Sie als Typ "Datum" aus, geben Sie der neuen Spalte einen Namen wie etwa Ablaufdatum.

Anschließend klicken Sie in der entsprechenden Aufgabenzeile auf das Feld in der Datumsspalte, wodurch ein Kalender-Popup erscheint. Dort können Sie das gewünschte Ablaufdatum auswählen. Mit dieser Methode wird das Datum in der Tabelle sichtbar und kann auch in Smartsheet-Workflows oder automatischen Erinnerungen eingebunden werden.

Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen verwenden

Nachdem Sie das Ablauf- oder Fälligkeitsdatum gesetzt haben, können Sie in Smartsheet automatisierte Benachrichtigungen einrichten, die Sie oder andere Teammitglieder vor oder an diesem Datum informieren. Gehen Sie dazu im Menü auf Automatisierung und wählen Sie Workflows verwalten. Dort erstellen Sie eine neue Regel, zum Beispiel eine Benachrichtigung, wenn das Feld Ablaufdatum erreicht ist oder kurz davor liegt. Dies hilft, Fristen nicht zu vergessen und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

Alternative: Verwendung von benutzerdefinierten Formeln oder Spalten

Für komplexere Szenarien können Sie auch benutzerdefinierte Spalten mit Formeln einrichten, die z. B. berechnen, wann eine Aufgabe abläuft, basierend auf Startdatum plus einer bestimmten Anzahl von Tagen. Hierfür fügen Sie eine neue Datumsspalte hinzu und verwenden eine Formel wie =Datum + 7, um etwa eine Woche nach Beginn als Ablaufdatum zu definieren. Auch diese Spalten können in Benachrichtigungs-Workflows eingebunden werden.

Zusammenfassung

Das Setzen eines Ablaufdatums in Smartsheet geschieht hauptsächlich über das Hinzufügen oder Verwenden der Datumsspalte, typischerweise bezeichnet als Fälligkeitsdatum oder individuell benannt. Nach Auswahl des Datums in der Tabelle lassen sich automatische Benachrichtigungen und Workflows nutzen, um die Einhaltung der Fristen zu unterstützen. Für umfassendere Anforderungen stehen Formeln und benutzerdefinierte Spalten zur Verfügung, um das Ablaufdatum dynamisch zu gestalten.