Wie schreibe ich eine Beschwerde-E-Mail bei unfreundlichem Personal während der Reise?

1. Betreff der E-Mail
2. Anrede
3. Einleitung
4. Beschreibung des Problems
5. Erwartungen und Wunsch nach Lösung
6. Schluss und Grußformel
7. Beispiel für eine komplette Beschwerde-E-Mail

Eine Beschwerde-E-Mail sollte stets höflich und sachlich formuliert sein, auch wenn das Erlebnis unangenehm war. Durch eine klare Struktur und eine präzise Darstellung des Problems erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Anliegen ernst genommen und bearbeitet wird.

Betreff der E-Mail

Der Betreff sollte kurz und prägnant sein, damit der Empfänger sofort erkennt, worum es geht. Ein Beispiel könnte lauten: Beschwerde über unfreundliches Personal während meiner Reise am .

Anrede

Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Anrede, wie Sehr geehrte Damen und Herren, oder, falls Ihnen ein konkreter Ansprechpartner bekannt ist, mit Sehr geehrte Frau , bzw. Sehr geehrter Herr ,.

Einleitung

Führen Sie kurz aus, wer Sie sind und auf welche Reise Sie sich beziehen. Nennen Sie dabei relevante Informationen wie Datum, Route oder Buchungsnummer, um Ihr Anliegen einordnen zu können.

Beschreibung des Problems

Beschreiben Sie das Verhalten des Personals möglichst genau und sachlich. Vermeiden Sie Übertreibungen oder emotionale Ausbrüche. Erläutern Sie, wie Sie sich durch das Verhalten beeinträchtigt oder enttäuscht gefühlt haben. Falls möglich, nennen Sie konkrete Beispiele oder Situationen.

Erwartungen und Wunsch nach Lösung

Formulieren Sie, was Sie sich von dem Unternehmen als Reaktion wünschen. Dies kann eine Entschuldigung, eine Erklärung oder eine konkrete Maßnahme sein. Seien Sie dabei respektvoll, aber bestimmt.

Schluss und Grußformel

Bedanken Sie sich für die Zeit und Aufmerksamkeit und laden Sie zu einer Rückmeldung ein. Schließen Sie die E-Mail mit einer höflichen Grußformel ab, zum Beispiel Mit freundlichen Grüßen und Ihrem vollständigen Namen.

Beispiel für eine komplette Beschwerde-E-Mail

Betreff: Beschwerde über unfreundliches Personal während meiner Reise am 12. Juni 2024

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich wende mich an Sie bezüglich meiner Reise mit der Buchungsnummer XYZ123, die am 12. Juni 2024 von Berlin nach München stattfand.

Leider musste ich feststellen, dass das Verhalten eines Mitarbeiters am Bahnhof sehr unfreundlich und unprofessionell war. Konkret wurde ich bei der Nachfrage zu meinem Anschlusszug schroff und ohne eine hilfreiche Antwort abgewiesen, was für mich in einer ohnehin stressigen Situation eine unnötige Belastung darstellte.

Ich hatte von Ihrem Unternehmen bisher einen hohen Kundenservice erwartet und bin enttäuscht von diesem Erlebnis. Ich bitte Sie daher um eine Stellungnahme zu diesem Vorfall und eine Erklärung, wie Sie zukünftig ein solch negatives Kundenkontaktverhalten vermeiden möchten.

Für eine Rückmeldung danke ich Ihnen im Voraus und verbleibe

mit freundlichen Grüßen Max Mustermann