Wie ruft man externe Konten in Outlook ab?
- Einleitung
- Vorbereitung
- Einrichten externer Konten in Outlook
- Synchronisation und Abruf
- Besondere Funktionen bei verbundenen Konten
- Fazit
Einleitung
Microsoft Outlook ist ein vielfach genutztes Programm zur Verwaltung von E-Mails, Kalendern und Kontakten. Häufig möchten Anwender mehrere E-Mail-Konten aus verschiedenen Diensten zentral in Outlook verwalten und abrufen. Das Einbinden externer Konten ist grundsätzlich möglich und erleichtert die tägliche Arbeit, da alle Nachrichten an einem Ort gesammelt werden.
Vorbereitung
Bevor man ein externes Konto in Outlook einrichtet, sollte man die Zugangsdaten wie E-Mail-Adresse, Passwort sowie die Servereinstellungen (Posteingangsserver und Postausgangsserver) vorbereiten. Typische Protokolle sind IMAP und POP3 für den Posteingang sowie SMTP für den Postausgang. Die genauen Angaben können meist beim E-Mail-Anbieter oder im Hilfebereich dessen Webseite gefunden werden.
Einrichten externer Konten in Outlook
Um ein externes E-Mail-Konto in Outlook einzurichten, öffnet man zunächst Outlook und navigiert zu den Kontoeinstellungen. Je nach Outlook-Version findet man diese über das Menü Datei und anschließend Kontoeinstellungen oder Konto hinzufügen. Im daraufhin erscheinenden Assistenten gibt man die E-Mail-Adresse des externen Kontos ein und lässt Outlook versuchen, die Einstellungen automatisch zu ermitteln. Falls das Programm die Serverdaten nicht selbständig findet, muß man die Einstellungen manuell eingeben.
Im Rahmen der manuellen Konfiguration wählt man zwischen IMAP und POP3. IMAP synchronisiert die E-Mails direkt mit dem Server, sodass Nachrichten und Ordner auf mehreren Geräten gleich bleiben. POP3 lädt die Nachrichten meist nur herunter und entfernt sie vom Server, was für die Nutzung nur auf einem Gerät sinnvoll ist. Der Postausgangsserver (SMTP) ist erforderlich, um E-Mails zu versenden. Wichtig ist, dass die richtigen Ports (z.B. 993 für IMAP mit SSL, 995 für POP3 mit SSL, 465 oder 587 für SMTP) und Verschlüsselungen (SSL/TLS) eingestellt sind.
Synchronisation und Abruf
Nach erfolgreicher Einrichtung synchronisiert Outlook automatisch die E-Mails vom externen Konto und zeigt diese in der Ordnerstruktur an. Man kann nun E-Mails empfangen und versenden, ohne Outlook verlassen zu müssen. Der Abruf der E-Mails erfolgt entweder automatisch in regelmäßigen Abständen oder kann manuell durch das Betätigen des Buttons Senden/Empfangen gestartet werden.
Besondere Funktionen bei verbundenen Konten
Einige Outlook-Versionen und Office 365 ermöglichen das Hinzufügen von verbundenen Konten, bei denen die E-Mails in einem separaten Posteingang innerhalb von Outlook dargestellt werden, ohne die vollständige Konto-Einrichtung über IMAP/POP. Diese Option ermöglicht das Abrufen und Versenden von E-Mails für externe Konten, wie z.B. Gmail oder Yahoo, durch eine reine Verknüpfung. Die Einrichtung erfolgt ebenfalls über das Menü Kontoeinstellungen, indem man Konto hinzufügen wählt und dem Assistenten folgt.
Fazit
Das Abrufen externer Konten in Outlook ist durch das Hinzufügen dieser Konten über die Kontoeinstellungen sehr gut möglich und ermöglicht die zentrale Verwaltung unterschiedlicher E-Mail-Adressen. Mit korrekten Zugangsdaten und Serverinformationen kann der Abruf und Versand von Mails problemlos erfolgen. So behalten Nutzer alle wichtigen Nachrichten effizient im Blick.