Wie organisiert man Nachrichten mit Labels in Gmail?
- Was sind Labels in Gmail?
- Erstellen von Labels
- Nachrichten mit Labels versehen
- Automatisches Labeln durch Filter
- Labels verwalten und anpassen
- Nutzen von Labels zur besseren Übersicht
- Zusammenfassung
Was sind Labels in Gmail?
Labels in Gmail sind eine flexible Möglichkeit, um E-Mails zu kategorisieren und zu organisieren. Anders als bei herkömmlichen Ordnern, bei denen eine E-Mail nur in einen Ordner abgelegt werden kann, können Sie einer Nachricht in Gmail mehrere Labels zuweisen. Das ermöglicht eine übersichtlichere und vielseitigere Organisation Ihrer E-Mails.
Erstellen von Labels
Um ein neues Label zu erstellen, öffnen Sie Gmail und schauen Sie in der linken Seitenleiste. Dort finden Sie eine Option namens Weitere oder ein Pluszeichen bei den Labels. Klicken Sie darauf, um ein neues Label anzulegen. Es öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie den gewünschten Namen des Labels eintragen. Optional können Sie das Label auch als Unterlabel eines bestehenden Labels anlegen, was hilft, eine hierarchische Struktur zu schaffen.
Nachrichten mit Labels versehen
Nachdem Sie Labels erstellt haben, können Sie diese E-Mails zuweisen. Öffnen Sie dazu entweder einen Posteingang oder wählen Sie einzelne Nachrichten aus, indem Sie die Kästchen neben den E-Mails anklicken. Über der Nachrichtenliste befindet sich eine Symbolleiste mit verschiedenen Aktionen. Dort finden Sie ein Symbol, das wie ein Etikett aussieht. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Liste Ihrer Labels, aus der Sie eines oder mehrere auswählen können, um sie der Nachricht zuzuweisen. Alternativ können Sie in einer geöffneten E-Mail oben in der Symbolleiste ebenfalls das Label-Symbol nutzen.
Automatisches Labeln durch Filter
Sie können die Organisation weiter automatisieren, indem Sie Filter einrichten, die E-Mails automatisch mit bestimmten Labels versehen, sobald sie eintreffen. Gehen Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen. Im Tab Filter und blockierte Adressen können Sie neue Filter erstellen, indem Sie Kriterien wie Absenderadresse, Betreff oder Schlüsselwörter definieren. Im letzten Schritt des Filtereingabeprozesses lässt sich festlegen, dass alle E-Mails, die diesen Kriterien entsprechen, automatisch mit einem Label versehen werden.
Labels verwalten und anpassen
Labels sind flexibel und können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. In der linken Seitenleiste finden Sie alle Ihre Labels, die Sie anklicken können, um alle Nachrichten mit einem bestimmten Label anzuzeigen. Wenn Sie auf das Dreipunkt-Menü neben einem Label klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, das Label umzubenennen, die Farbe zu ändern oder es zu entfernen. Die Farbgebung kann dabei helfen, Labels visuell schneller zu unterscheiden und den Posteingang übersichtlicher zu gestalten.
Nutzen von Labels zur besseren Übersicht
Labels sind besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Nachrichten verwalten. Durch gezieltes Labeln können Sie Ihre E-Mails schnell filtern und sortieren. Beispielsweise können Sie private Nachrichten, Arbeit, Rechnungen oder wichtige Projekte jeweils mit eigenen Labels versehen und so jederzeit gezielt darauf zugreifen. In der Google Suche innerhalb von Gmail lässt sich auch nach Labels suchen, indem Sie label: eingeben.
Zusammenfassung
Die Organisation von Nachrichten mit Labels in Gmail bietet eine flexible und effiziente Methode, Ihren Posteingang übersichtlich zu halten. Indem Sie Labels erstellen, Nachrichten manuell oder automatisch zuweisen und Labels nach Bedarf anpassen, behalten Sie stets den Überblick über Ihre E-Mails. Die Möglichkeit, mehreren Labels pro E-Mail zu vergeben, macht Gmail besonders leistungsfähig gegenüber klassischen Ordnersystemen.