Wie löscht man Nachrichten in Outlook dauerhaft?
- Verstehen, was "löschen" bedeutet
- Nachrichten in Outlook löschen
- Nachrichten dauerhaft entfernen
- Alternativer Weg: Nachrichten direkt dauerhaft löschen
- Automatische Löschung durch Einstellungen
- Besonderheit bei Exchange- und IMAP-Konten
- Fazit
Verstehen, was "löschen" bedeutet
In Outlook bedeutet das Löschen einer Nachricht zunächst, dass sie in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird. Dadurch ist die E-Mail nicht mehr im Posteingang sichtbar, aber noch nicht endgültig entfernt. Um Nachrichten endgültig zu löschen, müssen Sie zusätzlich den Ordner für gelöschte Elemente leeren oder Nachrichten aus diesem Ordner löschen.
Nachrichten in Outlook löschen
Um eine oder mehrere Nachrichten zu löschen, markieren Sie die gewünschten E-Mails und klicken auf das Löschen-Symbol oder drücken die Entf-Taste auf der Tastatur. Die Nachrichten werden dann in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Alternativ können Sie eine Nachricht auch mit einem Rechtsklick anklicken und Löschen auswählen.
Nachrichten dauerhaft entfernen
Damit die Nachrichten dauerhaft gelöscht werden, müssen Sie den Ordner Gelöschte Elemente leeren. Dies können Sie tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Gelöschte Elemente klicken und Ordner leeren auswählen. Dadurch werden alle darin enthaltenen Mails unwiderruflich gelöscht.
Alternativer Weg: Nachrichten direkt dauerhaft löschen
In Outlook besteht auch die Möglichkeit, Nachrichten direkt zu löschen, ohne dass sie zuvor in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden. Hierfür markieren Sie die Nachricht(en), halten die Shift-Taste gedrückt und drücken die Entf-Taste. In diesem Fall erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Nachricht endgültig gelöscht werden soll. Nach Bestätigung wird die Nachricht sofort und dauerhaft entfernt.
Automatische Löschung durch Einstellungen
Wenn Sie möchten, dass der Ordner Gelöschte Elemente beim Beenden von Outlook automatisch geleert wird, können Sie diese Option aktivieren. Gehen Sie dazu in die Outlook-Optionen (unter Datei > Optionen), wählen Sie den Abschnitt Erweitert und aktivieren Sie die Einstellung Beim Beenden von Outlook den Ordner "Gelöschte Elemente" leeren. So vermeiden Sie, dass sich gelöschte Nachrichten ansammeln und der Speicher unnötig belegt wird.
Besonderheit bei Exchange- und IMAP-Konten
Bei Exchange- und IMAP-Konten werden gelöschte Nachrichten oft in einen Ordner namens Gelöschte Elemente oder Trash verschoben. Das dauerhafte Löschen funktioniert hier ebenso, indem dieser Ordner geleert wird. Manche Server unterstützen zudem eine Funktion namens Endgültiges Löschen (Permanent Delete), die ebenfalls über die Shift + Entf-Kombination aufgerufen wird.
Fazit
Das dauerhafte Löschen von Nachrichten in Outlook erfordert einen zusätzlichen Schritt über das Leeren des Ordners Gelöschte Elemente oder das direkte Löschen mit der Tastenkombination Shift + Entf. Wer die automatische Reinigung bevorzugt, kann eine entsprechende Einstellung in Outlook aktivieren, um den Papierkorb beim Beenden zu leeren.