Wie lade ich externe Teilnehmer ein, die kein Google-Konto besitzen?
- Einleitung
- Kalendereinladung erstellen und Teilnehmer hinzufügen
- Zugriffsrechte und Sichtbarkeit des Termins
- Teilnahme an Google Meet oder anderen Videokonferenzen
- Alternative Einladungsmöglichkeiten und weitere Hinweise
- Fazit
Einleitung
Wenn Sie in Google Kalender eine Einladung zu einem Termin verschicken möchten, können Sie nicht nur Personen mit einem Google-Konto einladen, sondern auch externe Teilnehmer, die kein Google-Konto besitzen. Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten, damit die Einladung auch für diese Nutzer funktioniert und sie problemlos am Termin teilnehmen können.
Kalendereinladung erstellen und Teilnehmer hinzufügen
Um externe Teilnehmer ohne Google-Konto einzuladen, öffnen Sie zunächst Ihren Google Kalender und erstellen einen neuen Termin oder bearbeiten einen bestehenden. In den Termineinstellungen finden Sie das Feld Gäste hinzufügen oder auch Teilnehmer hinzufügen. Dort geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des externen Teilnehmers ein, auch wenn es sich nicht um eine Gmail-Adresse handelt. Google Kalender nimmt jede gültige E-Mail-Adresse an.
Zugriffsrechte und Sichtbarkeit des Termins
Nachdem Sie die E-Mail-Adresse hinzugefügt haben, sendet Google Kalender automatisch eine Einladung an diese Adresse. Der externe Teilnehmer bekommt eine E-Mail mit den Termindetails und einem Link zur Kalenderübersicht. Weil der Teilnehmer kein Google-Konto hat, kann er den Termin zwar nicht direkt in einem Google Kalender verwalten, aber er kann über den Link die Einladung annehmen oder ablehnen, meist über eine Weboberfläche. Außerdem kann er die Termindaten in einem unterstützten Kalenderprogramm wie Outlook oder Apple Kalender importieren.
Teilnahme an Google Meet oder anderen Videokonferenzen
Wenn Sie in Ihrem Termin einen Google Meet-Link eingefügt haben, können auch externe Teilnehmer ohne Google-Konto an der Videokonferenz teilnehmen. Sie klicken einfach auf den Meeting-Link in der Einladung. Google Meet bietet dann die Möglichkeit, sich über den Browser einzuwählen, ohne sich anzumelden, wobei sie ihren Namen angeben müssen, bevor sie dem Meeting beitreten. Das funktioniert nahtlos und erfordert kein Konto.
Alternative Einladungsmöglichkeiten und weitere Hinweise
Falls der externe Teilnehmer Schwierigkeiten hat, die Einladung anzunehmen, können Sie die Termindetails auch manuell per E-Mail verschicken oder den Termin als ICS-Datei exportieren und anhängen. Diese ICS-Datei kann der Empfänger in gängigen Kalenderprogrammen öffnen und den Termin dadurch auch in seinem Kalender eintragen. Beachten Sie, dass Funktionen wie das automatische Aktualisieren des Termins bei Änderungen nur bei Google-Konten oder kompatiblen Kalenderanwendungen vollumfänglich funktionieren.
Fazit
Das Einladen externer Teilnehmer ohne Google-Konto ist mit Google Kalender unkompliziert möglich, indem einfach deren E-Mail-Adressen in das Teilnehmerfeld eingetragen werden. Die externen Nutzer erhalten eine Einladung per E-Mail, können den Termin akzeptieren und an etwaigen Meetings teilnehmen, auch ohne ein Google-Konto zu besitzen. Durch zusätzliche Maßnahmen wie das Senden von ICS-Dateien wird die Teilnahme noch einfacher und flexibler gestaltet.