Wie kann man Outlook so konfigurieren, dass Anhänge direkt in OneDrive gespeichert werden?
- Einleitung
- Outlook und OneDrive Integration über den Anhang-Speicherort
- Automatisches Speichern mittels Outlook-Regeln und Power Automate
- Speichern von Anhängen direkt in OneDrive über Outlook Web
- Zusammenfassung und Empfehlung
Einleitung
Viele Anwender möchten ihre Anhänge aus Microsoft Outlook direkt in OneDrive speichern, um sie zentral und sicher abzulegen und von überall darauf zugreifen zu können. Microsoft Outlook bietet zwar keine direkte automatische Funktion, die Anhänge sofort bei Empfang in OneDrive abzulegen, aber es gibt verschiedene Methoden, mit denen sich dieser Vorgang effizient gestalten lässt. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erläutert, wie Outlook so konfiguriert beziehungsweise ergänzt werden kann, dass Anhänge direkt in OneDrive gespeichert oder zumindest einfach dorthin verschoben werden können.
Outlook und OneDrive Integration über den Anhang-Speicherort
Grundsätzlich sind Outlook und OneDrive eng miteinander gekoppelt, sofern Sie OneDrive auf Ihrem Gerät installiert und eingerichtet haben. Wenn Sie eine Datei öffnen möchten, die angehängt ist, und diese über Speichern unter abzulegen, können Sie OneDrive als Speicherort auswählen, sofern Ihr OneDrive-Ordner lokal auf Ihrem PC synchronisiert wird. Das bedeutet, dass Sie beim manuellen Speichern von Anhängen in Outlook einfach in den OneDrive-Ordner navigieren und die Datei dort ablegen können.
Dies ist zwar keine vollautomatische Lösung, ermöglicht aber eine einfache Ablage mit minimalem Aufwand und Sie können OneDrive wie einen normalen Ordner im Windows Explorer behandeln.
Automatisches Speichern mittels Outlook-Regeln und Power Automate
Eine automatische Speicherung von Anhängen aus Outlook in OneDrive lässt sich durch den Einsatz von Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) realisieren. Power Automate erlaubt es, Workflows zu erstellen, die E-Mails mit bestimmten Eigenschaften verarbeiten und Anhänge automatisch in gewünschte Cloudspeicher wie OneDrive übertragen.
Dazu können Sie im Power Automate Portal einen neuen Flow erstellen, der auf eingehende E-Mails in Ihrer Outlook-Mailbox reagiert. Hierbei definieren Sie die Bedingungen (etwa alle Mails mit Anhang oder E-Mails von bestimmten Absendern). Sobald eine Mail empfangen wird, speichert Power Automate den Anhang dann automatisch in einem definierten OneDrive-Ordner. Das bedeutet, dass Sie keine manuelle Speicherung in Outlook vornehmen müssen und Ihre Anhänge zentral und automatisiert abgespeichert werden.
Die Einrichtung erfolgt in Power Automate mit der Vorlage Dateien aus E-Mail-Anlagen in OneDrive speichern oder mittels eines eigenen Flows. Dort verbinden Sie Ihr Outlook-Konto mit OneDrive und legen Speicherort und Filterkriterien fest.
Speichern von Anhängen direkt in OneDrive über Outlook Web
Wenn Sie Outlook im Web (Outlook Online) verwenden, haben Sie eine weitere praktische Option. Dort können Sie Anhänge direkt speichern, ohne sie zuerst herunterladen zu müssen. Beim Anzeigen einer E-Mail mit Anhang in Outlook Web erscheint neben dem Dateianhang eine Option In OneDrive speichern oder Zu OneDrive hinzufügen. Mit einem Klick wird der Anhang automatisch im OneDrive-Unterordner Attachments oder in einem anderen gewünschten Ordner innerhalb Ihres OneDrive-Kontos abgelegt.
Diese Methode funktioniert bequem und schnell, benötigt jedoch das Arbeiten innerhalb des Browsers und eine aktive Internetverbindung.
Zusammenfassung und Empfehlung
Auch wenn Outlook keine direkte, automatische Funktion bietet, um Anhänge ohne Umweg sofort in OneDrive zu speichern, stehen Ihnen hervorragende Optionen zur Verfügung. Wenn Sie lokal arbeiten, verwenden Sie den synchronisierten OneDrive-Ordner als Speicherort beim Abspeichern von Anhängen. Für eine vollautomatisierte Lösung ist Microsoft Power Automate der beste Weg, um Zeit zu sparen und Ihre Anhänge zuverlässig direkt in OneDrive abzulegen. Wer Outlook Web nutzt, profitiert von der integrierten OneDrive-Speicherfunktion in der Weboberfläche.
Diese Kombination aus manuellen und automatisierten Methoden deckt die meisten Anwenderbedürfnisse ab und sorgt für eine effiziente Dateiablage mit minimalem Aufwand.