Wie kann man in Microsoft Outlook gelöschte Elemente endgültig löschen?
- Gelöschte Elemente manuell löschen
- Automatisches Löschen von gelöschten Elementen einstellen
- Gelöschte Elemente im Exchange- oder Office 365-Konto
- Fazit
In Microsoft Outlook sammeln sich im Ordner Gelöschte Elemente E-Mails und andere Objekte an, die man zuvor gelöscht hat. Diese Elemente bleiben dort gespeichert, bis der Ordner manuell oder automatisch geleert wird. Das endgültige Löschen der gelöschten Elemente ist wichtig, um Speicherplatz freizugeben und die Übersichtlichkeit im Postfach zu behalten. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie man gelöschte Elemente in Outlook löschen kann und welche Möglichkeiten es dafür gibt.
Gelöschte Elemente manuell löschen
Um gelöschte Elemente in Outlook manuell zu löschen, navigieren Sie zunächst zum Ordner Gelöschte Elemente oder Deleted Items. Dort werden alle E-Mails und Objekte aufgelistet, die Sie vorher gelöscht haben. Sie können einzelne Elemente auswählen und anschließend mit der Entf-Taste oder über das Kontextmenü mit der Option Löschen entfernen. Möchten Sie den gesamten Ordnerinhalt löschen, steht meist die Funktion Ordner leeren zur Verfügung. Ein Klick darauf entfernt alle gelöschten Elemente endgültig aus dem Postfach. Diese Aktion lässt sich normalerweise nicht rückgängig machen, daher ist Vorsicht geboten.
Automatisches Löschen von gelöschten Elementen einstellen
Outlook bietet zudem die Möglichkeit, die gelöschten Elemente automatisch zu löschen. In den Einstellungen kann man beispielsweise festlegen, dass beim Beenden von Outlook der Ordner Gelöschte Elemente geleert wird. Diese Option muss entweder im Menü Optionen unter Erweitert aktiviert werden oder – je nach Outlook-Version – direkt im Kontextmenü des Ordners Gelöschte Elemente. Durch diese Automatisierung wird verhindert, dass alte gelöschte E-Mails unnötig Platz beanspruchen.
Gelöschte Elemente im Exchange- oder Office 365-Konto
Bei Nutzung eines Exchange-Servers oder Office 365-Kontos gibt es neben dem Ordner Gelöschte Elemente oft auch einen sogenannten Wiederherstellbaren Elemente-Ordner. Wenn man gelöschte Elemente dort findet, die man aber endgültig löschen möchte, muss man diese zunächst aus dem Ordner Gelöschte Elemente entfernen und anschließend die Wiederherstellungsfunktion öffnen, um sie dauerhaft zu löschen. Administratoren können zudem Löschrichtlinien einstellen, die den Speicher solcher Elemente automatisch verwalten.
Fazit
Das Löschen von gelöschten Elementen in Microsoft Outlook ist ein wichtiger Schritt, um Speicherplatz zu sparen und Ordnung im Postfach zu behalten. Ob manuell durch das Leeren des Ordners oder automatisch beim Beenden von Outlook – beide Wege sind einfach und effektiv. Bei Exchange- oder Office 365-Konten sollte man außerdem die erweiterte Wiederherstellungsfunktion im Blick behalten, um Daten dauerhaft zu entfernen.