Wie kann ich in Smartsheet ein Dashboard erstellen und konfigurieren?
- Einführung in Dashboards in Smartsheet
- Erstellung eines neuen Dashboards
- Elemente und Widgets hinzufügen
- Widgets konfigurieren und anpassen
- Berechtigungen und Teilen des Dashboards
- Tipps und Best Practices
- Zusammenfassung
Einführung in Dashboards in Smartsheet
Ein Dashboard in Smartsheet ist ein visuelles Werkzeug, das wichtige Informationen aus verschiedenen Sheets und Reports zusammenfasst, um einen schnellen Überblick über den Status von Projekten, KPIs oder anderen geschäftsrelevanten Metriken zu bieten. Dashboards sind interaktiv und flexibel und lassen sich an verschiedene Anforderungen anpassen. Um ein Dashboard zu erstellen, benötigen Sie in der Regel entsprechende Berechtigungen, also Besitzer-, Administrator- oder Bearbeitungsrechte für die Dateien, die Sie einbinden möchten.
Erstellung eines neuen Dashboards
Um ein neues Dashboard zu erstellen, melden Sie sich zunächst bei Smartsheet an und gehen Sie auf die Startseite (Home). Dort finden Sie oben links eine Schaltfläche mit + Erstellen oder ähnlich bezeichnet. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Eintrag Dashboard / Portal aus. Ihnen wird eine leere Vorlage angezeigt, die Sie nach Ihren Bedürfnissen befüllen können. Alternativ können Sie auch Vorlagen verwenden, die Smartsheet bereitstellt, um schneller zu starten.
Elemente und Widgets hinzufügen
Auf dem Dashboard fügen Sie verschiedene Widgets hinzu, die unterschiedliche Inhalte und Funktionen bereitstellen. Ein Widget kann beispielsweise eine Tabelle, eine Kennzahl, ein Bild, ein Titeltext, ein Diagramm, ein Bericht oder ein Webinhalt sein. Sie fügen Widgets hinzu, indem Sie im Bearbeitungsmodus des Dashboards die Schaltfläche Widget hinzufügen anklicken. Dort wählen Sie den gewünschten Typ aus und konfigurieren ihn.
Beim Hinzufügen eines Berichts-Widgets können Sie z. B. einen existierenden Bericht aus einer Ihrer Sheets verbinden, um gefilterte Daten oder Meilensteine anzuzeigen. Kennzahlen-Widgets helfen dabei, wichtige Zahlen hervorzuheben, wie z. B. Gesamtprojektfortschritt oder Budgetzahlen, wobei Sie die Datenquelle auswählen und die Darstellung formatieren können. Text-Widgets erlauben Ihnen, Hinweise, Überschriften oder Beschreibungen einzufügen. Bilder können Logos oder Diagramme zeigen, die Sie hochladen oder per URL einbinden.
Widgets konfigurieren und anpassen
Nachdem Sie die Widgets hinzugefügt haben, können Sie jedes einzelne individuell konfigurieren. Das betrifft Farbe, Schriftart, Größe und Positionierung. Die Widgets lassen sich per Drag & Drop auf dem Dashboard verschieben, so dass Sie eine übersichtliche und ansprechende Gestaltung gewährleisten. Außerdem können Sie die Einstellungen für Widgets nutzen, um z. B. Filter zu setzen, Verknüpfungen zu externen Quellen herzustellen oder automatische Aktualisierungen zu definieren.
Es ist wichtig, bei der Konfiguration auf die Aktualisierungsintervallen und Berechtigungen der eingebundenen Datenquellen zu achten, da diese beeinflussen, wie aktuell die Daten auf Ihrem Dashboard sind.
Berechtigungen und Teilen des Dashboards
Ein Dashboard in Smartsheet ist standardmäßig nur für Sie sichtbar. Sie können jedoch andere Benutzer oder Gruppen einladen, das Dashboard anzusehen oder zu bearbeiten. Die Berechtigungen können dabei granular festgelegt werden. Über die Freigabeeinstellungen des Dashboards können Sie bestimmen, ob der Empfänger nur lesenden Zugriff hat oder selbst Änderungen vornehmen darf. Zudem ist es möglich, öffentliche Links zu generieren, die eine Ansicht ohne Login ermöglichen, wobei hier die Sicherheit bedacht werden muss.
Tipps und Best Practices
Ein erfolgreiches Dashboard sollte übersichtlich gestaltet sein, wesentliche Informationen klar vermitteln und nicht mit zu vielen Details überladen sein. Nutzen Sie Farben und Visualisierungen gezielt, um Trends und Abweichungen leicht erkennbar zu machen. Denken Sie auch daran, das Dashboard regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, damit es den sich ändernden Anforderungen gerecht wird.
Zusammenfassung
Das Erstellen eines Dashboards in Smartsheet beginnt mit der Auswahl der Funktion Dashboard / Portal über die Erstellen-Schaltfläche. Danach fügen Sie die gewünschten Widgets hinzu und konfigurieren diese entsprechend. Die individuelle Anpassung von Layout, Inhalten und Berechtigungen ermöglicht eine optimale Darstellung der Daten und die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern. Mit einem durchdachten Dashboard gewinnen Sie wertvolle Transparenz über Projekte und Geschäftsprozesse.