Wie kann ich in Microsoft Teams externe Teilnehmer zu einem Meeting einladen?

1. Einleitung: Was bedeutet externe Teilnehmer in Teams?
2. Voraussetzungen für das Einladen externer Benutzer
3. Methoden zum Einladen externer Teilnehmer in Microsoft Teams
4. Zugriffsrechte und Sicherheitsaspekte beim Einladen externer Nutzer
5. Fazit

Einleitung: Was bedeutet externe Teilnehmer in Teams?

Externe Teilnehmer sind Personen, die nicht Teil Ihrer Organisation oder Ihres Microsoft 365 Tenants sind. Sie besitzen keine Unternehmens-E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Teams-Konto verknüpft ist, möchten aber trotzdem an Meetings oder gemeinsamen Arbeitsprozessen in Microsoft Teams teilnehmen. Das Einladen externer Benutzer ist eine wichtige Funktion, um Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder anderen externen Personen zu ermöglichen.

Voraussetzungen für das Einladen externer Benutzer

Bevor Sie externe Personen zu Teams-Meetings einladen können, sollten Sie sicherstellen, dass die Einstellungen in Ihrer Organisation das Zulassen von Gästen erlauben. Administratoren können in der Microsoft 365 Admin-Konsole die Gastzugriffs- und Einladungsrichtlinien konfigurieren. Externe Gäste benötigen keine Teams-Lizenz in Ihrer Organisation, können aber je nach Richtlinien eingeschränkte Rechte haben.

Methoden zum Einladen externer Teilnehmer in Microsoft Teams

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, externe Gäste zu einem Teams-Meeting einzuladen. Die einfachste Methode besteht darin, bei der Erstellung eines Meetings die externe E-Mail-Adresse in das Feld der Teilnehmer einzufügen. Der eingeladene Gast erhält daraufhin eine Einladung per E-Mail mit einem Link zum Beitritt. Alternativ lässt sich auch ein Meeting-Link generieren, den man an externe Personen senden kann. Beim Klicken auf den Link können sie über den Browser teilnehmen, ohne ein Teams-Konto besitzen zu müssen.

Zugriffsrechte und Sicherheitsaspekte beim Einladen externer Nutzer

Externe Teilnehmer werden standardmäßig als Gäste eingestuft und haben eingeschränkte Berechtigungen in Teams. Sie können an Meetings teilnehmen, chatten und Dateien freigeben, sofern dies erlaubt ist. Um die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten zu gewährleisten, sollten Sie die Gastzugriffsrechte sorgfältig konfigurieren und nur

vertrauenswürdige Personen einladen. Außerdem empfiehlt es sich, den Link nicht öffentlich

Fazit

Das Einladen externer Teilnehmer in Microsoft Teams ist unkompliziert und fördert die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg. Durch die richtigen Einstellungen und bewusste Sicherheitsmaßnahmen können Sie Ihren Teams-Arbeitsbereich effektiv

für externe Partnerschaften öffnen und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Daten behalten.