Wie kann ich Excel-Diagramme in PowerPoint automatisch aktualisieren lassen, wenn sich die Quelldaten ändern?
- Einführung
- Diagramme in PowerPoint mit Excel verknüpfen
- Automatische Aktualisierung in PowerPoint sicherstellen
- Wichtige Hinweise und Grenzen
- Zusammenfassung
Einführung
Viele Nutzer erstellen ihre Diagramme in Microsoft Excel und fügen diese anschließend in eine PowerPoint-Präsentation ein. Wenn sich die Quelldaten in Excel jedoch ändern, ist es oft wünschenswert, dass die Diagramme in PowerPoint automatisch aktualisiert werden, um stets die aktuellen Informationen anzuzeigen. Dies kann entweder manuell durch ein erneutes Einfügen oder automatisch durch eine Verknüpfung der Daten erfolgen.
Diagramme in PowerPoint mit Excel verknüpfen
Damit ein Excel-Diagramm in PowerPoint automatisch aktualisiert werden kann, muss es als verknüpftes Objekt eingefügt werden. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass bei einem verknüpften Diagramm PowerPoint auf die Quelldatei (Excel-Datei) verweist und die Daten nicht als statisches Bild oder eingebettetes Objekt speichert.
Geh dazu folgendermaßen vor: Öffnen Sie zunächst in Excel die Datei mit Ihrem Diagramm. Markieren Sie das Diagramm und kopieren Sie es mit Strg + C (oder Rechtsklick → Kopieren). Öffnen Sie anschließend Ihre PowerPoint-Präsentation und navigieren Sie zu der Folie, auf der das Diagramm erscheinen soll.
Wichtig ist nun die Einfügeoption: Wählen Sie im Menü Start → Einfügen → Inhalte einfügen (oder Rechtsklick → Einfügeoptionen) und dann den Eintrag Verknüpfung einfügen → Microsoft Excel-Diagramm-Objekt. Nur so wird eine Verknüpfung zur Excel-Datei hergestellt, welche später automatisch aktualisiert werden kann.
Automatische Aktualisierung in PowerPoint sicherstellen
Damit die in PowerPoint eingefügten Diagramme auch wirklich aktualisiert werden, müssen gewisse Einstellungen überprüft werden. Standardmäßig fragt PowerPoint beim Öffnen der Präsentation, ob verknüpfte Objekte aktualisiert werden sollen. Falls Sie diese Option bestätigen, lädt PowerPoint die neuesten Daten aus der Excel-Datei und aktualisiert das Diagramm entsprechend.
Um dies zu kontrollieren, gehen Sie in PowerPoint auf Datei → Optionen → Erweitert und suchen Sie den Abschnitt Allgemein. Dort finden Sie die Einstellung Automatisches Aktualisieren von Verknüpfungen beim Öffnen der Datei zulassen. Aktivieren Sie diese Option, damit PowerPoint beim Start automatisch versucht, die Verknüpfungen zu aktualisieren ohne Nachfrage.
Sie können auch manuell die Verknüpfungen prüfen und aktualisieren, indem Sie zu Datei → Informationen → Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten gehen. Dort sehen Sie alle verknüpften Objekte und können diese manuell mit einem Klick auf Jetzt aktualisieren aktualisieren lassen.
Wichtige Hinweise und Grenzen
Beachten Sie, dass für die automatische Aktualisierung die Quelldatei (Excel) vorhanden und erreichbar sein muss. Wenn Sie Ihre Präsentation an jemanden weitergeben, der keinen Zugriff auf die Excel-Datei hat oder sich der Pfad ändert, funktioniert die Verknüpfung nicht mehr und das Diagramm bleibt statisch.
Außerdem kann die Aktualisierung nur erfolgen, wenn sowohl Excel als auch PowerPoint auf dem Computer installiert sind und die Dateien sich nicht in geschützten oder schreibgeschützten Verzeichnissen befinden, die den Zugriff verhindern. Um eventuelle Fehler zu vermeiden, sollten Sie Ihre Dateien idealerweise in einem gemeinsamen Ordner ablegen und auf konsistente Pfade achten.
Zusammenfassung
Um Excel-Diagramme in PowerPoint automatisch zu aktualisieren, müssen Sie die Diagramme als verknüpfte Objekte einfügen. Dabei referenziert PowerPoint die Originaldatei und zieht die Daten beim Öffnen der Präsentation oder bei manueller Aktualisierung neu. Wichtig ist, dass die Verknüpfung aktiv bleibt, der Pfad zur Quelldatei erhalten bleibt und die entsprechenden Einstellungen in PowerPoint das automatische Aktualisieren erlauben.