Wie kann ich eine Erstattung für eine Reise über die Concur App anfordern?
- Einführung und Vorbereitung
- Anmeldung und Zugriff auf die Concur App
- Erstellen eines neuen Spesenberichts
- Hinzufügen der einzelnen Ausgaben
- Überprüfung und Einreichung des Berichts
- Nachverfolgung und Rückfragen
- Fazit
Einführung und Vorbereitung
Um eine Erstattung für eine Reise über die Concur App anzufordern, ist es wichtig, zunächst alle relevanten Belege und Dokumente bereitzuhalten. Dazu gehören unter anderem Flugtickets, Hotelrechnungen, Quittungen für Transport oder Verpflegung sowie alle weiteren Ausgaben, die im Rahmen der Dienstreise entstanden sind. Diese Belege sollten gut lesbar und im besten Fall digital vorliegen, um den Erstattungsprozess reibungslos zu gestalten.
Anmeldung und Zugriff auf die Concur App
Öffnen Sie die Concur App auf Ihrem Smartphone oder Tablet und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Sollten Sie noch kein Konto haben, wenden Sie sich an Ihre Personal- oder IT-Abteilung, um die erforderlichen Zugangsdaten und Berechtigungen zu erhalten. Nach dem Login gelangen Sie auf das Haupt-Dashboard, welches verschiedene Optionen für Reisekostenmanagement anbietet.
Erstellen eines neuen Spesenberichts
Finden Sie im Menü den Punkt zur Erstellung eines neuen Spesenberichts oder Reisekostenantrags. In vielen Fällen ist dieser klar mit Begriffen wie Ausgabe einreichen, Spesen hinzufügen oder Erstattung beantragen gekennzeichnet. Legen Sie für die betreffende Reise einen neuen Bericht an, indem Sie die erforderlichen Informationen wie Reisedaten, Zweck der Reise und gegebenenfalls den Reiseantrag angeben.
Hinzufügen der einzelnen Ausgaben
Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie die einzelnen Ausgaben hinzufügen. Hierzu wählen Sie die Kategorie der Ausgabe (beispielsweise Transport, Unterkunft, Verpflegung) und geben die jeweiligen Details ein. Die Concur App erlaubt das Hochladen von Belegen entweder direkt über die Kamera-Funktion oder durch Hochladen vorhandener Bilddateien oder PDFs. Achten Sie darauf, alle notwendigen Angaben vollständig und korrekt einzutragen, um Rückfragen und Verzögerungen zu vermeiden.
Überprüfung und Einreichung des Berichts
Sobald alle Ausgaben erfasst sind, sollten Sie Ihren Spesenbericht sorgfältig überprüfen. Kontrollieren Sie, ob alle Beträge korrekt sind, die Belege richtig zugeordnet wurden und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Ist alles vollständig, können Sie den Bericht absenden. Die Concur App bietet meist eine Schaltfläche zum Einreichen oder Absenden der Erstattung.
Nachverfolgung und Rückfragen
Nach der Einreichung wird der Spesenbericht in der Regel von der zuständigen Abteilung geprüft. Über die Concur App können Sie den Status der Erstattung einsehen und erhalten Benachrichtigungen, falls weitere Informationen oder Nachweise benötigt werden. Es empfiehlt sich, auf etwaige Rückfragen zeitnah zu reagieren, um die Auszahlung der Erstattung zügig zu ermöglichen.
Fazit
Die Erstattung einer Reise über die Concur App erfolgt über die Erstellung eines Spesenberichts, das Hinzufügen der relevanten Ausgaben inklusive Belegen und die Einreichung zur Genehmigung. Durch sorgfältige Vorbereitung und vollständige Angaben können Sie den Prozess erleichtern und eine schnelle Erstattung sicherstellen.