Wie kann ich die Signatur in Zendesk ändern?
- Einleitung
- Wo befindet sich die Signatur in Zendesk?
- Signatur als Agent individuell ändern
- Zentrale Signatur für das gesamte Team ändern
- Formatierung und individuelle Anpassungen
- Fazit
Einleitung
Die Signatur in Zendesk ist ein wichtiger Bestandteil der Kundenkommunikation, da sie häufig Kontaktinformationen und Unternehmensdetails enthält. Wenn Sie Ihre Signatur in Zendesk ändern möchten, ist es wichtig, die richtigen Schritte zu kennen, um sicherzustellen, dass jede Nachricht, die von Ihrem Team gesendet wird, die gewünschten Informationen und ein professionelles Erscheinungsbild hat.
Wo befindet sich die Signatur in Zendesk?
Die Signatur wird in Zendesk in den Einstellungen für Benutzerprofile oder in den Geschäftsregeln, speziell in den E-Mail-Vorlagen, verwaltet. Abhängig davon, ob die Signatur individuell für jeden Agenten oder zentral für das gesamte Team eingestellt werden soll, befinden sich die Konfigurationsoptionen an unterschiedlichen Stellen im Zendesk-Adminbereich.
Signatur als Agent individuell ändern
Wenn Sie als einzelner Agent Ihre persönliche Signatur anpassen möchten, können Sie dies meistens unter Ihrem Profil tun. Klicken Sie dazu im Zendesk-Dashboard auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen oben rechts und wählen Sie anschließend Profil aus. Dort finden Sie ein Textfeld oder einen Bereich für die Signatur, in dem Sie Ihre Kontaktdaten, Ihren Namen und weitere Informationen eingeben oder bearbeiten können. Die Änderungen werden automatisch bei allen von Ihnen gesendeten E-Mails angewendet.
Zentrale Signatur für das gesamte Team ändern
Falls die Signatur für alle Agenten einheitlich sein soll, sollten Sie die Einstellungen in den Admin-Bereichen für E-Mail-Vorlagen oder Geschäftsregeln bearbeiten. Dies erfordert Administratorrechte. Unter Verwalten > Einstellungen > E-Mail finden Sie eine Option, um die E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten. Hier können Sie für eingehende oder ausgehende Nachrichten standardisierte Signaturen hinzufügen, die dann für alle Mitarbeiter gelten. Alternativ kann die Signatur auch in Automatisierungen oder Triggern eingefügt werden, sodass sie automatisch jeder Antwort angehängt wird.
Formatierung und individuelle Anpassungen
Beim Bearbeiten der Signatur können Sie einfache HTML-Elemente benutzen, um Schriftarten, Farben oder Links einzufügen, damit die Signatur zum Corporate Design passt. Es ist sinnvoll, auch Angaben wie Telefonnummer, Adresse und gegebenenfalls Social-Media-Links einzubinden. Darüber hinaus kann eine persönliche Grußformel und der Name des Agenten hilfreich sein, um den Kontakt persönlicher zu gestalten.
Fazit
Das Ändern der Signatur in Zendesk ist sowohl für einzelne Agenten als auch für ganze Teams möglich und unterstützt eine professionelle Kundenkommunikation. Während einzelne Nutzer ihre Signaturen direkt über ihr Profil anpassen können, ist für eine zentrale Steuerung meist der Zugang zu den E-Mail-Vorlagen oder Geschäftsregeln erforderlich. Durch eine sorgfältige Gestaltung der Signatur sorgen Sie für ein konsistentes und kundenfreundliches Auftreten Ihres Supports.