Wie kann ich die E-Mail-Weiterleitung in Help Scout einrichten?
- Grundlagen der E-Mail-Weiterleitung in Help Scout
- Einrichtung der Weiterleitung innerhalb von Help Scout
- Externe E-Mail-Weiterleitung konfigurieren
- Zusätzliche Tipps und bewährte Vorgehensweisen
Die E-Mail-Weiterleitung in Help Scout ist eine wichtige Funktion, mit der eingehende Nachrichten automatisch an bestimmte Mailboxen oder externe E-Mail-Adressen weitergeleitet werden können. Diese Funktion hilft dabei, den Support-Workflow zu optimieren und sicherzustellen, dass Anfragen schnell und effizient bearbeitet werden.
Grundlagen der E-Mail-Weiterleitung in Help Scout
Help Scout arbeitet hauptsächlich mit sogenannten Mailboxen, in denen Ihre Support-E-Mails gesammelt und verwaltet werden. Die E-Mail-Weiterleitung kann entweder innerhalb von Help Scout erfolgen, indem E-Mails von einer Mailbox an eine andere weitergeleitet werden, oder extern, indem eingehende E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse außerhalb von Help Scout versandt werden.
Einrichtung der Weiterleitung innerhalb von Help Scout
Um die interne Weiterleitung zu aktivieren, können Workflow-Automatisierungen und Regeln genutzt werden. Workflows in Help Scout erlauben das Einrichten von Aktionen, die automatisch ausgeführt werden, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. So kann beispielsweise eine Regel definiert werden, die E-Mails mit einem bestimmten Schlagwort oder von einer bestimmten Adresse an eine andere Mailbox weiterleitet.
Externe E-Mail-Weiterleitung konfigurieren
Wenn Sie möchten, dass eingehende E-Mails an eine externe Adresse weitergeleitet werden, können Sie dies ebenfalls über Workflow-Regeln realisieren. Dabei definieren Sie als Aktion das Weiterleiten der Nachricht an die gewünschte externe Adresse. Es ist wichtig zu beachten, dass Help Scout die Weiterleitung nur für bestimmte Arten von Nachrichten und unter eingegrenzten Bedingungen erlaubt, um Spam zu vermeiden und die Sicherheit zu gewährleisten.
Zusätzliche Tipps und bewährte Vorgehensweisen
Bei der Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung sollte stets geprüft werden, welche Auswirkungen dies auf die Nachverfolgbarkeit und die Antworthistorie hat. Wenn eine E-Mail weitergeleitet wird, kann es vorkommen, dass die ursprüngliche Konversation in der neuen Mailbox nicht vollständig nachvollzogen werden kann. Daher ist es ratsam, interne Workflows sorgfältig zu planen und eventuell zusätzliche Tags oder Notizen zu verwenden, um die Kommunikation transparent zu halten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die E-Mail-Weiterleitung in Help Scout über die Workflow-Funktion flexibel eingestellt werden kann und so hilft, den Support-Prozess effizienter zu gestalten. Für detaillierte Anleitungen empfiehlt es sich, die aktuelle Dokumentation von Help Scout zu konsultieren oder den Support direkt zu kontaktieren.