Wie kann ich den Unterzeichner bei DocuSign ändern?
- Wann ist es notwendig, den Unterzeichner zu ändern?
- Wie funktioniert die Änderung des Unterzeichners in DocuSign?
- Schritte zur Änderung des Unterzeichners vor dem Versand
- Unterzeichner ändern bei bereits versendeten Dokumenten
- Worauf sollte man achten?
- Fazit
Die Änderung des Unterzeichners in einem DocuSign-Dokument ist eine häufige Anforderung, wenn sich beispielsweise Personen im unterschriftsberechtigten Kreis ändern oder ein Fehler bei der Eingabe der Empfängerdaten aufgetreten ist. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie Sie den Unterzeichner in DocuSign anpassen können.
Wann ist es notwendig, den Unterzeichner zu ändern?
Es gibt mehrere Situationen, in denen eine Änderung des Unterzeichners erforderlich wird. Dies kann der Fall sein, wenn der ursprünglich ausgewählte Unterzeichner nicht mehr verfügbar ist, die Kontaktinformationen falsch eingegeben wurden oder sich im Team die Zuständigkeiten verschoben haben. Auch bei organisatorischen Änderungen, wie einem Abteilungswechsel, kann eine Anpassung der Empfänger sinnvoll sein.
Wie funktioniert die Änderung des Unterzeichners in DocuSign?
DocuSign erlaubt es, Empfänger vor der endgültigen Versendung des Dokuments zu ändern. Sobald ein Dokument erstellt wurde und sich im Versendeprozess befindet, können Empfänger hinzugefügt, gelöscht oder ausgetauscht werden. Wichtig ist dabei, dass das Dokument noch nicht vollständig unterschrieben oder abgeschlossen wurde, da abgeschlossene Vorgänge keine Änderungen mehr zulassen.
Schritte zur Änderung des Unterzeichners vor dem Versand
Wenn Sie in DocuSign gerade ein neues Dokument erstellen oder einen Entwurf haben, können Sie direkt in der Empfängerliste den Unterzeichner ändern. Dazu wählen Sie den entsprechenden Empfänger aus und tauschen seine E-Mail-Adresse und seinen Namen gegen die korrekten Daten aus. Nach Abschluss der Eingabe können Sie das Dokument wie gewohnt versenden.
Unterzeichner ändern bei bereits versendeten Dokumenten
Wurde das Dokument bereits versendet, ist die Änderung etwas komplizierter. Solange der Vorgang noch aktiv und nicht vollständig unterzeichnet ist, können Sie in der DocuSign-Verwaltung das Gesendete Dokument öffnen und Empfänger austauschen. Hierzu bietet das System eine Funktion Empfänger ersetzen oder Empfänger ändern an. Nach der Änderung erhält der neue Unterzeichner die Einladung zur Unterschrift.
Worauf sollte man achten?
Beim Ändern eines Unterzeichners sollten Sie überprüfen, ob der neue Empfänger über die notwendigen Informationen und Berechtigungen verfügt, um das Dokument rechtsgültig unterschreiben zu können. Außerdem empfiehlt es sich, alle Beteiligten über die Änderung zu informieren, um Missverständnisse zu vermeiden. Änderungen nach Freigabe des Dokuments oder einem abgeschlossenen Unterschriftsprozess sind nicht möglich; in solchen Fällen muss ein neues Dokument erstellt werden.
Fazit
Das Ändern eines Unterzeichners in DocuSign ist vor allem vor und während des Unterschriftsprozesses möglich und eröffnet Flexibilität bei der Verwaltung von Signaturen. Indem Sie die entsprechenden Empfängerdaten anpassen, können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen bequem und rechtsgültig unterschreiben können.