Wie kann man ein DocuSign-Dokument weiterleiten?
- Weiterleiten eines Dokuments während des Signaturprozesses
- Weiterleiten eines bereits abgeschlossenen Dokuments
- Besondere Hinweise zur Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
- Fazit
Das Weiterleiten von Dokumenten innerhalb von DocuSign ist ein häufiger Vorgang, wenn beispielsweise mehrere Personen ein Dokument unterschreiben müssen oder wenn ein Dokument zur weiteren Bearbeitung an eine andere Person gesendet werden soll. Dabei gibt es verschiedene Wege, um ein DocuSign-Dokument weiterzuleiten, abhängig davon, ob das Dokument noch zur Unterschrift aussteht oder bereits abgeschlossen ist.
Weiterleiten eines Dokuments während des Signaturprozesses
Wenn Sie ein Dokument von DocuSign erhalten haben, das noch unterschrieben werden muss, besteht die Möglichkeit, es an eine andere Person weiterzuleiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn die ursprüngliche Empfängeradresse nicht korrekt war oder wenn Sie wissen, dass eine andere Person die Unterschrift vornehmen soll. In der E-Mail, die Sie von DocuSign erhalten, gibt es meist die Option "Weiterleiten" oder "An eine andere Person senden". Diese Funktion gewährleistet, dass das Weiterleiten innerhalb des DocuSign-Systems dokumentiert wird und die Verfolgung des Signaturprozesses weiterhin möglich ist.
Wichtig ist, dass Sie das Dokument nicht einfach über Ihre gewöhnliche E-Mail "Weiterleiten"-Funktion versenden, da dies nicht die notwendige Nachverfolgung und Sicherheit von DocuSign gewährleistet. Stattdessen sollte die integrierte Weiterleiten-Funktion des DocuSign-Portals oder der E-Mail verwendet werden.
Weiterleiten eines bereits abgeschlossenen Dokuments
Nachdem ein Dokument vollständig signiert und abgeschlossen wurde, sind oft keine Änderungsschritte oder weitere Signaturen mehr notwendig. Dennoch kann es notwendig sein, eine Kopie dieses Dokuments weiterzuleiten, beispielsweise zur Archivierung oder zur Information von Kollegen. In diesem Fall können Sie das fertige Dokument herunterladen oder die PDF-Datei aus DocuSign exportieren und dann per E-Mail oder über ein anderes Kommunikationsmittel weiterleiten.
Darüber hinaus bietet DocuSign oft die Möglichkeit, direkt aus dem System heraus das abschließende Dokument an eine beliebige E-Mail-Adresse zu senden. Dafür meldet man sich in seinem DocuSign-Konto an, sucht das betreffende Dokument heraus und nutzt die Funktion Teilen oder Senden, um das Dokument auf offiziellem Wege zu verbreiten.
Besondere Hinweise zur Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
Beim Weiterleiten von DocuSign-Dokumenten spielt die Sicherheit eine zentrale Rolle. Durch die integrierten Funktionen wird sichergestellt, dass Unterschriften fälschungssicher und unverändert bleiben und dass jede Weitergabe nachvollziehbar bleibt. Werden Dokumente beispielsweise einfach per allgemeiner E-Mail weitergeleitet, geht diese Transparenz und Sicherheitsgarantie verloren.
Es empfiehlt sich daher, sämtliche Weiterleitungen immer über die vorgesehenen DocuSign-Mechanismen durchzuführen. Das gewährleistet eine lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte und schützt sensible Daten effektiv vor unautorisiertem Zugriff.
Fazit
Das Weiterleiten von DocuSign-Dokumenten ist sowohl während des Signaturprozesses als auch nach dessen Abschluss möglich – allerdings immer am besten über die eingebauten Funktionen der Plattform. So bleibt der Ablauf transparent, sicher und nachvollziehbar. Gerade für geschäftskritische Dokumente ist dies ein wichtiger Aspekt, der in der täglichen Nutzung von DocuSign berücksichtigt werden sollte.