Wie funktioniert die Erfassung und Berechnung von Überstunden in Workday?

1. Erfassung von Überstunden in Workday
2. Konfiguration von Überstundenregeln
3. Berechnung und Genehmigung von Überstunden
4. Reporting und Auswertung von Überstunden
5. Fazit

Workday ist eine moderne Cloud-basierte Human-Capital-Management-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Personalprozesse wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Lohnabrechnung effizient zu steuern. Ein wichtiger Aspekt in diesem Zusammenhang ist die Verwaltung und Berechnung von Überstunden.

Erfassung von Überstunden in Workday

Die Erfassung von Überstunden in Workday erfolgt in der Regel über das integrierte Zeitmanagement-Modul. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt im System erfassen, entweder manuell oder durch Integration mit Zeiterfassungssystemen wie Stempeluhren oder mobilen Apps. Wenn ein Mitarbeiter länger als die reguläre Arbeitszeit arbeitet, erkennt Workday automatisch diese Stunden als potenzielle Überstunden. Dabei sind die hinterlegten Arbeitszeitmodelle und Richtlinien entscheidend, da sie definieren, ab wann tatsächlich Überstunden anfallen.

Konfiguration von Überstundenregeln

In Workday können Unternehmen individuelle Überstundenregeln konfigurieren, die den gesetzlichen Vorgaben oder unternehmensinternen Richtlinien entsprechen. Diese Regeln legen fest, wie und wann Überstunden berechnet werden. Beispielsweise kann definiert sein, dass Überstunden erst ab einer gewissen Schwelle oder nur an bestimmten Wochentagen gelten. Ebenso lassen sich Zuschläge für Überstunden hinterlegen, etwa 25% oder 50% Aufschlag auf den Grundlohn, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.

Berechnung und Genehmigung von Überstunden

Nachdem Überstunden erfasst wurden, berechnet Workday automatisch die Gesamtzeit sowie die jeweilige Vergütung auf Basis der definierten Regeln. Anschließend durchlaufen die Überstunden meist einen Genehmigungsprozess, bei dem Führungskräfte die Stunden kontrollieren und freigeben. Dies gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Verwaltung von Mehrarbeit. Die genehmigten Überstunden werden dann in das Lohnabrechnungssystem übertragen, sodass sie korrekt ausgezahlt werden können.

Reporting und Auswertung von Überstunden

Workday bietet umfangreiche Reporting-Funktionen, mit denen Personalabteilungen einen Überblick über angefallene Überstunden erhalten. Diese Berichte helfen dabei, Kosten zu kontrollieren, Arbeitsbelastungen zu analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen zur Reduktion von Überstunden zu ergreifen. Die Transparenz fördert zudem faire Arbeitsbedingungen und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Fazit

Die Verwaltung von Überstunden in Workday ist durch die integrierten Funktionen zur Zeiterfassung, flexiblen Regelkonfiguration und automatisierten Berechnung sehr effizient gestaltet. Unternehmen profitieren von einem transparenten Prozess, der sowohl die Mitarbeiterbeteiligung als auch die Genauigkeit der Lohnabrechnung verbessert. So trägt Workday dazu bei, die Arbeitszeitkontrolle zu optimieren und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen zu gewährleisten.