Wie funktioniert die automatische Belegerfassung in der Expensify-App?
- Erfassung des Belegs durch Foto oder Upload
- Auslesen der Belegdaten mittels OCR-Technologie
- Automatische Analyse und Kategorisierung
- Integration in Spesenabrechnungen und Bearbeitung
- Kontinuierliche Verbesserung durch maschinelles Lernen
Erfassung des Belegs durch Foto oder Upload
Die automatische Belegerfassung in der Expensify-App beginnt damit, dass der Nutzer entweder ein Foto von einem Beleg direkt mit der App aufnimmt oder eine vorhandene Belegdatei hochlädt. Die App unterstützt dabei verschiedene Dateiformate, darunter Bilder im JPG- oder PNG-Format sowie PDF-Dokumente. Durch diese einfache Möglichkeit entfällt das manuelle Eingeben von Belegdaten, was Zeit spart und Tippfehler vermeidet.
Auslesen der Belegdaten mittels OCR-Technologie
Nachdem der Beleg hochgeladen oder fotografiert wurde, nutzt die Expensify-App eine sogenannte OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um die relevanten Informationen aus dem Beleg automatisch auszulesen. Diese Technologie erkennt Texte, Zahlen und Datumsangaben auf dem Beleg und extrahiert sie in maschinenlesbare Daten. Dabei werden wichtige Felder wie das Kaufdatum, der Händlername, die Rechnungsnummer sowie der Betrag identifiziert.
Automatische Analyse und Kategorisierung
Die ausgelesenen Daten werden von der App anschließend analysiert. Expensify verwendet dabei intelligente Algorithmen, die die Beleginformationen mit Nutzerdaten und vergangenen Einträgen abgleichen. So kann die App erkennen, um welche Art von Ausgabe es sich handelt, und schlägt automatisch passende Kategorien vor – etwa Fahrtkosten, Verpflegung oder Büromaterial. Der Nutzer kann diese Vorschläge bei Bedarf manuell anpassen.
Integration in Spesenabrechnungen und Bearbeitung
Nach der Erfassung und Kategorisierung werden die Belegdaten automatisch in eine neue oder bestehende Spesenabrechnung eingefügt. Die App verwandelt die digitalen Belege in strukturierte Einträge, die übersichtlich verwaltet und bei Bedarf exportiert werden können. Dies erleichtert die Abrechnung erheblich, da viele Schritte automatisiert ablaufen und der manuelle Aufwand deutlich reduziert wird.
Kontinuierliche Verbesserung durch maschinelles Lernen
Expensify verwendet darüber hinaus maschinelles Lernen, um die Erkennungs- und Klassifizierungsprozesse stetig zu verbessern. Jede Interaktion des Nutzers, insbesondere Korrekturen an automatisch erfassten Belegen, wird genutzt, um die Algorithmen anzupassen. Somit wird die Belegerfassung mit der Zeit für den einzelnen Nutzer immer präziser und effizienter.