Wie funktioniert die Archivierung in Exchange?
- Grundlagen der Archivierung
- Archivpostfach und In-Place-Archivierung
- Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien
- Technische Umsetzung und Speicherung
- Zugriff und Compliance
- Fazit
Grundlagen der Archivierung
Die Archivierung in Microsoft Exchange dient dazu, E-Mails und andere Postfachinhalte systematisch zu speichern, um sowohl Compliance-Anforderungen zu erfüllen als auch den Speicher im primären Postfach zu entlasten. Sie sorgt dafür, dass wichtige Daten langfristig erhalten bleiben, während gleichzeitig die Performance und Übersichtlichkeit des Postfachs verbessert wird. Die Archivierung ist kein einfaches Backup, sondern ein aktives Datenmanagement, das den Zugriff auf archivierte Nachrichten ermöglicht und deren Aufbewahrungsregeln kontrolliert.
Archivpostfach und In-Place-Archivierung
Exchange stellt für jeden Benutzer ein sogenanntes Archivpostfach bereit, das als Erweiterung des primären Postfachs fungiert. Dieses Archivpostfach kann separat genutzt werden und erscheint im Outlook oder Outlook Web Access (OWA) als zusätzlicher Ordnerbereich. Durch die In-Place-Archivierung können Nutzer oder Administratoren archivierte E-Mails direkt aus dem selben Interface abrufen, als wären sie Teil des normalen Postfachs. Die E-Mails im Archiv unterliegen dabei oft anderen Speicher- und Aufbewahrungsregeln als jene im Hauptpostfach.
Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien
Die Verwaltung der Archivierung erfolgt über Aufbewahrungs- und Archivierungsrichtlinien, die in Exchange definiert werden. Diese Richtlinien bestimmen, wie lange E-Mails im primären Postfach verbleiben, wann sie in das Archiv verschoben werden und wann sie gelöscht werden. Administratoren können verschiedene Richtlinien für unterschiedliche Postfächer oder Ordner anlegen, um den Anforderungen von Unternehmen und gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Ein Beispiel ist die automatische Archivierung von E-Mails, die älter als ein bestimmtes Datum sind, während neue E-Mails weiterhin im Hauptpostfach verbleiben.
Technische Umsetzung und Speicherung
Technisch gesehen basiert die Archivierung in Exchange auf speziellen Datenbanken, die parallel zu den normalen Postfachdatenbanken betrieben werden. Diese Archivdatenbanken sind besonders auf Langzeitspeicherung und Performance optimiert. Die Verschiebung von E-Mails in das Archiv geschieht über Prozesse, die im Hintergrund laufen und durch Richtlinien ausgelöst werden. Die eigentliche Speicherung erfolgt üblicherweise in der Exchange-Mailbox-Datenbank, es gibt aber auch Anbindungen an externe Archivsysteme oder Cloud-Speicher für hybride Szenarien.
Zugriff und Compliance
Der Zugriff auf archivierte E-Mails ist nahtlos in die normalen Exchange-Clients integriert. Nutzer können ihre archivierten Nachrichten durchsuchen, lesen und bei Bedarf wieder in das Hauptpostfach zurückkopieren. Administratoren haben außerdem die Möglichkeit, über eDiscovery-Tools und Compliance Center umfassende Such- und Exportfunktionen auf Archivpostfächer anzuwenden, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Die Archivierung unterstützt somit nicht nur die einfache Aufbewahrung, sondern auch die Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Vorgaben, wie beispielsweise der DSGVO.
Fazit
Die Archivierung in Exchange ist ein wesentliches Element zur Datenverwaltung, das sowohl die Einhaltung von Vorschriften als auch die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz erhöht. Durch die Kombination von In-Place-Archivierung, Richtliniensteuerung und technischer Integration in die Exchange-Infrastruktur stellt Microsoft eine flexible und skalierbare Lösung bereit, die den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht wird.