Wie funktionieren E-Mail-Belege in Zoho Expense?
- Was sind E-Mail-Belege in Zoho Expense?
- Wie funktioniert die automatische Erfassung von E-Mail-Belegen?
- Welche Vorteile bieten E-Mail-Belege in Zoho Expense?
- Wie richtet man die E-Mail-Belegfunktion ein?
- Fazit
Zoho Expense ist eine leistungsstarke Software zur Verwaltung von Spesen und Belegen, die besonders für Unternehmen hilfreich ist, um den Überblick über Ausgaben zu behalten und den Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Ein zentrales Feature von Zoho Expense ist die Möglichkeit, E-Mail-Belege automatisch zu importieren und zu verarbeiten.
Was sind E-Mail-Belege in Zoho Expense?
E-Mail-Belege sind digitale Kopien von Rechnungen oder Quittungen, die einem per E-Mail zugeschickt werden, beispielsweise von Hotels, Fluggesellschaften oder Dienstleistern. Statt diese Belege manuell herunterzuladen und hochzuladen, bietet Zoho Expense die Funktion, E-Mail-Belege automatisch zu erfassen. Nutzer können ihre E-Mail-Adresse für Belege in Zoho Expense registrieren, sodass alle relevanten Spesenbelege, die an diese Adresse gesendet werden, direkt im System abgelegt werden.
Wie funktioniert die automatische Erfassung von E-Mail-Belegen?
Um die E-Mail-Belege effizient in Zoho Expense zu integrieren, stellt das System eine persönliche Beleg-E-Mail-Adresse bereit. Rechnungen oder Kassenzettel, die an diese spezielle Adresse gesendet werden, werden automatisch gelesen und die enthaltenen Daten extrahiert. Durch eine intelligente Texterkennung (OCR) analysiert Zoho Expense die Rechnungsdetails wie Datum, Betrag, Händlername und Kategorie. Anschließend werden diese Informationen direkt in den Spesenbericht übernommen, wodurch der manuelle Erfassungsaufwand erheblich reduziert wird.
Welche Vorteile bieten E-Mail-Belege in Zoho Expense?
Der automatisierte Import von E-Mail-Belegen spart Zeit und minimiert Fehler, die beim manuellen Eingeben von Belegen auftreten können. Darüber hinaus ermöglicht Zoho Expense eine zentrale und digitale Archivierung aller Belege, was die Buchhaltung und spätere Prüfungen erleichtert. Besonders für Mitarbeiter, die häufig unterwegs sind und zahlreiche digitale Belege erhalten, optimiert diese Funktion den gesamten Spesenmanagement-Prozess signifikant.
Wie richtet man die E-Mail-Belegfunktion ein?
Die Einrichtung ist unkompliziert: Nutzer erhalten zu ihrem Konto eine spezifische E-Mail-Adresse, die nur für Belege genutzt wird. Diese Adresse kann man Kunden, Dienstleistern oder Online-Shops mitteilen, um alle Belege gesammelt zu erhalten. Innerhalb von Zoho Expense kann man zusätzlich Filter und Regeln definieren, um Belege bestimmten Projekten, Kategorien oder Mitarbeitern automatisch zuzuordnen. So wird der Workflow individuell an Unternehmensbedürfnisse angepasst.
Fazit
Die E-Mail-Belegfunktion in Zoho Expense ist eine moderne Lösung, um Spesenbelege einfach und automatisch zu erfassen. Sie reduziert manuellen Aufwand, sorgt für eine ordentliche Dokumentation und macht das Ausgabenmanagement effizienter. Durch die intelligente Verarbeitung eingehender E-Mail-Belege profitieren Unternehmen von einer schnelleren und genaueren Abrechnung.