Wie füge ich ein freigegebenes Postfach in der Outlook App hinzu, wenn die Option fehlt?

1. Unterschied zwischen Outlook App und Outlook Desktop
2. Voraussetzungen für das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs
3. Freigegebenes Postfach in Outlook Desktop hinzufügen
4. Freigegebenes Postfach in der Outlook mobilen App nutzen
5. Alternative Lösungen bei fehlender Option
6. Zusammenfassung

Viele Nutzer der Outlook App stehen vor dem Problem, dass die Möglichkeit, ein freigegebenes Postfach hinzuzufügen, scheinbar fehlt. Dieses Problem betrifft sowohl die mobile Version von Outlook als auch die Desktop-App, insbesondere wenn bestimmte Voraussetzungen oder Einstellungen nicht erfüllt werden. Im Folgenden wird erklärt, warum die Option zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs möglicherweise nicht angezeigt wird und wie Sie das freigegebene Postfach dennoch einrichten können.

Unterschied zwischen Outlook App und Outlook Desktop

Es ist wichtig zu wissen, dass die Outlook App auf mobilen Geräten wie iOS oder Android und die Outlook Desktop-Anwendung unterschiedliche Funktionen und Einschränkungen haben. Die mobile Outlook App unterstützt in vielen Fällen das direkte Hinzufügen freigegebener Postfächer nicht auf die gleiche Weise wie die Desktop-Version. Daher kann es sein, dass die Option zum Hinzufügen freigegebener Postfächer in der mobilen App nicht verfügbar ist oder anders umgesetzt wird. Die Desktop-Version bietet meist umfangreichere Möglichkeiten, ein freigegebenes Postfach direkt als eigenständiges Postfach oder zusätzliches Postfach anzulegen.

Voraussetzungen für das Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs

Damit ein freigegebenes Postfach in Outlook hinzugefügt werden kann, müssen neben den App-Funktionen auch die richtigen Berechtigungen vorhanden sein. Der Administrator des Microsoft 365 Tenants oder Exchange Servers muss Ihnen Zugriffsrechte auf das freigegebene Postfach erteilt haben. Ohne diese Zugriffsrechte erscheint das Postfach nicht in Ihrem Outlook Profil und Sie können es nicht hinzufügen. Vergewissern Sie sich daher zuerst, dass Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen wurden. Falls das Postfach für Microsoft 365 freigegeben wurde, benötigt Ihr Konto auch eine gültige Lizenz und Exchange Online Zugang.

Freigegebenes Postfach in Outlook Desktop hinzufügen

In der Outlook Desktop App können Sie ein freigegebenes Postfach meistens über die Kontoeinstellungen hinzufügen. Dort gibt es eine Option, ein zusätzliches Postfach oder ein freigegebenes Postfach einzubinden, welche dann im Outlook-Ordnerbereich erscheint. Alternativ kann der Administrator das freigegebene Postfach direkt zu Ihrem Exchange-Konto hinzufügen, sodass es automatisch in Outlook angezeigt wird. Diese Methoden funktionieren meistens zuverlässig und zeigen das freigegebene Postfach ohne weitere Eingaben an.

Freigegebenes Postfach in der Outlook mobilen App nutzen

Die Outlook mobile App unterstützt nicht immer ein eigenständiges Hinzufügen freigegebener Postfächer wie die Desktop-App. Stattdessen können Sie sich in der mobilen App manchmal das freigegebene Postfach anzeigen lassen, indem Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs in der Suchfunktion eingeben oder das Postfach als weiteres Konto hinzufügen, falls der Administrator es als eigenes Konto konfiguriert hat. Es kann auch helfen, das freigegebene Postfach direkt mit Ihren Anmeldeinformationen in einer zweiten Instanz der Outlook App einzurichten, wenn dies vom Administrator freigegeben wurde. Ist die Option jedoch vollständig ausgeblendet, handelt es sich meist um eine Einschränkung der App oder der Berechtigungen.

Alternative Lösungen bei fehlender Option

Wenn die Möglichkeit, ein freigegebenes Postfach hinzuzufügen, in der Outlook App fehlt, können Sie alternativ auf die Outlook Web App (OWA) zurückgreifen. Dort ist das Hinzufügen und Verwalten freigegebener Postfächer oft einfacher möglich. Ebenso kann die Desktop-Version von Outlook auf einem Computer verwendet werden, um vollen Zugriff auf alle Funktionen zu erhalten. In Unternehmen ist es ratsam, die IT-Abteilung zu kontaktieren, da in vielen Fällen die Freigaben oder Konfigurationen zentral eingestellt werden müssen. Manchmal ist auch ein Update der App oder des Betriebssystems notwendig, um neue Funktionen nutzen zu können.

Zusammenfassung

Das Fehlen der Option zum Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs in der Outlook App ist meist auf unterschiedliche technische Voraussetzungen und Berechtigungen zurückzuführen. Während die Desktop-Version von Outlook umfangreiche Unterstützung bietet, ist die mobile App in dieser Hinsicht eingeschränkter. Voraussetzung ist, dass der Administrator Ihnen die nötigen Zugriffsrechte eingeräumt hat. Wenn die Funktion fehlt, ist der Einsatz von Outlook Desktop oder der Outlook Web App eine sinnvolle Alternative. Bei andauernden Problemen sollte die IT-Abteilung oder der Microsoft-Support hinzugezogen werden, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen korrekt vorgenommen wurden.