Wie erstellt man Filter für eingehende E-Mails in Gmail?
- Einführung in die Filterfunktion von Gmail
- Aufrufen der Filtereinstellungen
- Neuen Filter erstellen
- Filterkriterien festlegen
- Aktionen für den Filter auswählen
- Filter speichern und nutzen
- Zusätzliche Tipps zum Arbeiten mit Filtern
Einführung in die Filterfunktion von Gmail
Gmail bietet eine leistungsstarke Filterfunktion, mit der man eingehende E-Mails automatisch sortieren, kennzeichnen oder weiterleiten kann. Filter helfen dabei, den Posteingang übersichtlich zu halten und wichtige Nachrichten schneller zu finden. Mit einem Filter können Sie beispielsweise E-Mails von bestimmten Absendern automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben, sie markieren, löschen oder als wichtig kennzeichnen.
Aufrufen der Filtereinstellungen
Um einen neuen Filter zu erstellen, öffnen Sie zunächst Gmail in Ihrem Webbrowser und melden sich bei Ihrem Konto an. Oben rechts finden Sie ein kleines Zahnrad-Symbol für die Einstellungen. Klicken Sie darauf und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü den Punkt Alle Einstellungen aufrufen. Innerhalb der Einstellungen finden Sie oben eine Reihe von Registerkarten. Klicken Sie hier auf die Registerkarte Filter und blockierte Adressen.
Neuen Filter erstellen
In diesem Bereich sehen Sie eine Übersicht bereits vorhandener Filter. Um einen neuen Filter zu erstellen, klicken Sie auf den Link Neuen Filter erstellen. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie verschiedene Kriterien für den Filter definieren können. Hier geben Sie beispielsweise an, ob der Filter auf E-Mails von bestimmten Absendern, mit bestimmten Betreffzeilen, Wörtern im Nachrichtentext oder an bestimmte Empfänger gerichtet angewendet werden soll. Sie können auch Filter nach bestimmten Dateianhängen oder Größe der E-Mail eingrenzen.
Filterkriterien festlegen
Geben Sie in den entsprechenden Feldern die gewünschten Werte ein. Möchten Sie zum Beispiel alle E-Mails von einem bestimmten E-Mail-Absender filtern, tragen Sie die E-Mail-Adresse im Feld Von ein. Wenn Sie mehrere Kriterien kombinieren, werden nur E-Mails gefiltert, die alle diese Bedingungen erfüllen. Haben Sie das Formular ausgefüllt, können Sie mit einem Klick auf Filter erstellen fortfahren. Falls Sie die Kriterien testen möchten, können Sie auch auf Testen klicken, um zu sehen, welche E-Mails im Posteingang diesen Kriterien entsprechen.
Aktionen für den Filter auswählen
Im nächsten Schritt definieren Sie, welche Aktionen Gmail bei den gefilterten E-Mails automatisch durchführen soll. Sie können E-Mails beispielsweise automatisch archivieren, löschen, mit einem Label versehen, markieren, als gelesen markieren oder weiterleiten. Setzen Sie einfach die Häkchen bei den gewünschten Aktionen. Wenn Sie möchten, dass der Filter auch auf bereits vorhandene Nachrichten angewendet wird, legen Sie außerdem das Kästchen Filter auch auf die passenden Konversationen anwenden fest.
Filter speichern und nutzen
Nachdem Sie die gewünschten Aktionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Filter erstellen. Der Filter wird sofort aktiviert und verarbeitet ab jetzt alle eingehenden E-Mails entsprechend Ihren Vorgaben. Sie können jederzeit zu den Einstellungen zurückkehren, um Filter zu bearbeiten, zu löschen oder neue hinzuzufügen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang und können ihn ganz nach Ihren Bedürfnissen organisieren.
Zusätzliche Tipps zum Arbeiten mit Filtern
Nutzen Sie Filter auch, um Newsletter automatisch mit einem speziellen Label zu versehen oder um E-Mails von wichtigen Kontakten hervorzuheben. Experimentieren Sie mit verschiedenen Kriterien und Aktionen, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen. Achten Sie darauf, Filter regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, damit sie stets optimal arbeiten und Ihren Posteingang unterstützen.