Wie erstelle ich eine Teams Besprechung?
- Einführung in Microsoft Teams Besprechungen
- Anmeldung und Vorbereitung
- Teams Besprechung über den Kalender erstellen
- Teilnehmer einladen und weitere Optionen festlegen
- Besprechung starten und verwalten
- Alternativen zur Besprechungserstellung
- Fazit
Einführung in Microsoft Teams Besprechungen
Microsoft Teams ist eine weit verbreitete Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen und Organisationen. Eine zentrale Funktion von Teams ist die Möglichkeit, Besprechungen zu planen und durchzuführen. Diese ermöglichen es Nutzern, virtuell zusammenzukommen, unabhängig vom Standort der Teilnehmer. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie man eine Teams Besprechung erstellt.
Anmeldung und Vorbereitung
Zunächst ist es notwendig, sich bei Microsoft Teams mit einem entsprechenden Benutzerkonto anzumelden. Dies kann entweder über die Desktopanwendung, die Webversion oder die mobile App erfolgen. Ein stabiles Netzwerk und ein funktionierendes Headset oder Mikrofon sind ebenfalls hilfreich, um die Besprechung optimal zu gestalten.
Teams Besprechung über den Kalender erstellen
Nachdem man sich angemeldet hat, findet man in der linken Seitenleiste den Bereich Kalender. Dort können Besprechungen geplant werden, indem man auf Neue Besprechung oder Besprechung planen klickt. Es öffnet sich ein Formular, in dem der Betreff der Besprechung, die Teilnehmer, Datum, Uhrzeit sowie gegebenenfalls eine Beschreibung eingetragen werden können. Zusätzlich kann man in diesem Schritt auch einen Kanal auswählen, falls die Besprechung für eine bestimmte Gruppe in Teams bestimmt ist.
Teilnehmer einladen und weitere Optionen festlegen
Bei der Erstellung der Besprechung ist es wichtig, alle relevanten Teilnehmer einzutragen, deren E-Mail-Adressen bekannt sein sollten. Man kann externe Nutzer genauso hinzufügen wie interne Kollegen. Darüber hinaus bestehen Möglichkeiten, die Besprechung als wiederkehrendes Ereignis zu planen oder Erinnerungen zu aktivieren. Einstellungen für die Besprechungsoptionen, z. B. ob Teilnehmer direkt beitreten können oder erst zugelassen werden müssen, können nach dem Erstellen der Einladung angepasst werden.
Besprechung starten und verwalten
Sobald die Besprechung terminiert und verschickt wurde, erhalten die eingeladenen Personen eine entsprechende Einladung mit einem Link zur Besprechung. Der Organisator kann die Besprechung direkt in Teams starten. Während der Besprechung stehen verschiedene Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat und Aufzeichnung zur Verfügung, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Nach der Besprechung lassen sich auch Aufzeichnungen oder Protokolle teilen.
Alternativen zur Besprechungserstellung
Eine Teams Besprechung kann nicht nur über den Kalender, sondern auch direkt in einem Chat gestartet werden. Dort gibt es die Option, sofort eine Besprechung zu initiieren, was besonders für spontane Meetings praktisch ist. Alternativ können Besprechungen auch über Outlook geplant werden, da Outlook und Teams integriert sind und so Besprechungseinladungen automatisch in Teams verfügbar gemacht werden.
Fazit
Das Erstellen einer Teams Besprechung ist ein einfacher Prozess, der innerhalb weniger Minuten erledigt werden kann. Durch die Integration in die Microsoft 365-Umgebung bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, Besprechungen flexibel und effizient zu planen und durchzuführen. Wer sich mit den Grundfunktionen vertraut macht, kann schnell und unkompliziert Zusammenkünfte organisieren und virtuelle Zusammenarbeit fördern.