Statusspalte in Google Sheets mit Formeln erstellen

1. Grundidee einer Statusspalte
2. Beispiel: Status anhand eines Fälligkeitsdatums und eines Erledigt-Kennzeichens
3. Erweiterung mit mehreren Bedingungen
4. Verwendung von Dropdowns und bedingter Formatierung zur Unterstützung
5. Zusammenfassung

Eine Statusspalte in Google Sheets dient häufig dazu, anhand bestimmter Kriterien automatisch einen Status zu vergeben, etwa "Erledigt", "In Bearbeitung" oder "Offen". Dies erleichtert das Monitoring von Aufgaben, Projekten oder anderen Vorgängen, ohne dass man den Status manuell eingeben muss.

Grundidee einer Statusspalte

Die Statusspalte basiert meistens auf Bedingungen, die aus anderen Zellen der Tabelle geprüft werden. Beispielsweise kann man den Status abhängig vom Datum, von Zahlenwerten oder von Texten setzen. Google Sheets bietet hierfür verschiedene Funktionen an: WENN(), UND(), ODER(), sowie Text- und Datumsfunktionen.

Beispiel: Status anhand eines Fälligkeitsdatums und eines Erledigt-Kennzeichens

Angenommen, in Spalte A stehen die Aufgabenbezeichnungen, in Spalte B das Fälligkeitsdatum und in Spalte C ein Hinweis, ob die Aufgabe erledigt ist (zum Beispiel "Ja" oder leer). In Spalte D soll nun automatisch der Status gesetzt werden.

Beispielhafte Formel in Zelle D2, die man nach unten kopiert, könnte so aussehen:

Diese Formel prüft zuerst, ob in C2 "Ja" steht. Wenn ja, wird "Erledigt" angezeigt. Falls nein, wird überprüft, ob das aktuelle Datum (HEUTE()) größer ist als das Fälligkeitsdatum in B2. Wenn das der Fall ist, erscheint "Überfällig". Andernfalls wird "Offen" ausgegeben.

Erweiterung mit mehreren Bedingungen

Will man differenziertere Status vergeben, etwa "In Bearbeitung", "Wartet auf Rückmeldung" etc., kann man weitere WENN()-Verschachtelungen oder die Kombination mit UND()- und ODER()-Funktionen nutzen.

Beispiel:

Hier wird zusätzlich geprüft, ob das Datum noch nicht erreicht ist und die Spalte C den Text "In Bearbeitung" enthält, um entsprechend den Status "In Bearbeitung" auszugeben.

Verwendung von Dropdowns und bedingter Formatierung zur Unterstützung

Eine Statusspalte kann besser funktionieren, wenn man in der Eingabespalte (zum Beispiel C) Dropdown-Listen verwendet, um Fehler zu vermeiden. Das geht über Daten > Datenvalidierung. Außerdem kann eine bedingte Formatierung die unterschiedlichen Status optisch hervorheben, etwa rote Hervorhebung bei "Überfällig" oder grün bei "Erledigt".

Zusammenfassung

Eine Statusspalte lässt sich in Google Sheets mit einer Formel realisieren, die mit WENN() und weiteren Logikfunktionen Bedingungen prüft und je nach Ergebnis Statuswerte ausgibt. Die Formel bezieht sich dabei auf andere Spalten, wie Datum oder Erledigt-Kennzeichen. Durch passende Kombinationen von Funktionen und den Einsatz von bedingter Formatierung und Datenvalidierung wird die Statusspalte übersichtlich und funktional.