Offline-Nutzung von SharePoint-Dateien in OneDrive
- Einleitung
- Die Rolle der OneDrive-Synchronisierungs-App
- Einrichtung der Synchronisation von SharePoint-Dateien
- Verwendung und Verwaltung der offline verfügbaren Dateien
- Vorteile und Einschränkungen
- Fazit
Einleitung
Die Offline-Nutzung von SharePoint-Dateien ermöglicht es Benutzern, auf wichtige Dokumente auch ohne aktive Internetverbindung zuzugreifen. Dies ist besonders nützlich in Szenarien, in denen keine stabile oder gar keine Netzwerkverbindung verfügbar ist, beispielsweise unterwegs oder in Besprechungen. Die Integration von SharePoint-Dateien in OneDrive bietet durch die Synchronisierung eine einfache Möglichkeit, Dateien lokal auf dem Gerät verfügbar zu machen.
Die Rolle der OneDrive-Synchronisierungs-App
Grundlage für die Offline-Nutzung von SharePoint-Dokumenten in Windows oder macOS ist die OneDrive-Synchronisierungs-App. Diese Anwendung synchronisiert ausgewählte Dateien und Ordner aus SharePoint-Teamwebsites mit einem lokalen Ordner auf dem Endgerät. Sobald eine Synchronisierung eingerichtet ist, speichert die App die Dateien entweder komplett auf der Festplatte oder verwendet das Feature Dateien bei Bedarf, das nur Platzbedarf für ausgewählte Dateien erzeugt, aber dennoch deren Metadaten lokal speichert.
Einrichtung der Synchronisation von SharePoint-Dateien
Um SharePoint-Dateien offline verfügbar zu machen, navigiert der Benutzer zunächst zur gewünschten SharePoint-Dokumentbibliothek im Browser. Dort findet sich in der oberen Leiste die Schaltfläche Synchronisieren. Ein Klick darauf startet die OneDrive-App, die den Synchronisierungsprozess für diese Bibliothek einrichtet. Die Dateien werden anschließend in den lokalen OneDrive-Ordner kopiert oder als Platzhalter abgelegt, je nach Einstellungen.
Verwendung und Verwaltung der offline verfügbaren Dateien
Nach erfolgreicher Einrichtung können die synchronisierten SharePoint-Dateien wie lokale Dateien bearbeitet, geöffnet oder verschoben werden. Änderungen werden von der OneDrive-App automatisch in den SharePoint-Online-Speicher zurückgespielt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Um sicherzustellen, dass bestimmte Dateien komplett offline zur Verfügung stehen, kann der Nutzer über das Kontextmenü im Dateisystem die Option Immer auf diesem Gerät behalten wählen. Dadurch wird das Herunterladen und lokale Speichern garantiert.
Vorteile und Einschränkungen
Die Offline-Nutzung von SharePoint-Dateien über OneDrive bietet eine hohe Flexibilität und verbessert die Produktivität, da auch ohne Internetzugang auf wichtige Inhalte zugegriffen werden kann. Allerdings ist zu beachten, dass der initiale Synchronisationsvorgang eine aktive Internetverbindung voraussetzt und bei großer Datenmenge viel Speicherplatz benötigt wird. Zudem müssen Benutzer darauf achten, dass beim gleichzeitigen Bearbeiten in unterschiedlichen Umgebungen keine Versionskonflikte auftreten, was ebenfalls von der Synchronisierungslösung gehandhabt wird.
Fazit
Die Offline-Verfügbarkeit von SharePoint-Dateien wird durch die OneDrive-Synchronisierungs-App ermöglicht, welche die Integration in den lokalen Dateisystem-Explorer übernimmt. Über die Synchronisation der Dokumentbibliotheken können Dateien auf das lokale Gerät geladen und dort auch ohne Internetverbindung genutzt werden. So wird der Zugriff auf wichtige Unternehmensdokumente jederzeit sichergestellt und die Zusammenarbeit auch im Offline-Modus unterstützt.