Listeneinträge in Excel nach bestimmten Kriterien gruppieren und zusammenfassen

1. Grundlegende Vorbereitung der Daten
2. Verwendung der Pivot-Tabelle zur Gruppierung und Zusammenfassung
3. Verwendung der Funktion Teilergebnis
4. Zusammenfassung mit Formeln (SUMMEWENN, SUMMEWENNS)
5. Moderne Methoden mit FILTER und SORTIEREN
6. Fazit

In Excel ist es oft notwendig, eine Liste mit vielen Einträgen zu analysieren, indem man sie nach bestimmten Kriterien gruppiert und die dazugehörigen Daten zusammenfasst. Dies kann entweder mit der Funktion Pivot-Tabelle, der Funktion Teilergebnis oder mit den Formeln wie SVERWEIS, SUMMEWENN bzw. mit der neueren Funktion FILTER und SORTIEREN erfolgen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie diese Methoden anwenden können.

Grundlegende Vorbereitung der Daten

Bevor Sie mit der Gruppierung beginnen, sollten Ihre Daten idealerweise in einer Tabelle oder in einem Bereich mit Spaltenüberschriften organisiert sein. Stellen Sie sicher, dass keine leeren Zeilen oder Spalten in Ihrem Datenbereich enthalten sind, damit Excel die Daten korrekt erkennen kann.

Verwendung der Pivot-Tabelle zur Gruppierung und Zusammenfassung

Eine Pivot-Tabelle ist das leistungsfähigste und flexibelste Werkzeug für das Gruppieren und Zusammenfassen von Daten in Excel. So funktioniert es:

Markieren Sie zunächst Ihren Datenbereich oder Ihre Tabelle. Gehen Sie dann auf Einfügen > PivotTable. Im erscheinenden Dialog können Sie auswählen, ob die Pivot-Tabelle auf einem neuen Arbeitsblatt oder dem aktuellen erstellt werden soll.

Nach dem Erstellen sehen Sie auf der rechten Seite den PivotTable-Feldbereich. Ziehen Sie das Feld, nach dem Sie gruppieren möchten (zum Beispiel "Kategorie"), in den Bereich Zeilen. Die Werte, die Sie zusammenfassen möchten (etwa Umsätze oder Mengen), ziehen Sie in den Bereich Werte. Excel summiert diese Werte automatisch. Wenn Sie andere Zusammenfassungen benötigen (wie Mittelwerte, Anzahl, Minimum, Maximum), können Sie über das Dropdown-Menü im Wertebereich eine Funktion auswählen.

Pivot-Tabellen bieten auch die Möglichkeit, Daten zusätzlich zeitlich zu gruppieren. Beispielsweise können Sie ein Datumsfeld in den Zeilenbereich ziehen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und Gruppieren wählen, um nach Jahren, Quartalen oder Monaten zu gruppieren.

Verwendung der Funktion Teilergebnis

Für einfache Zusammenfassungen eignet sich die Funktion Teilergebnis. Sortieren Sie Ihre Daten zuerst nach dem Kriterium, nach dem Sie gruppieren möchten (z.B. nach Kategorien), über Daten > Sortieren. Danach wählen Sie unter Daten > Teilergebnis aus. Dort geben Sie an, nach welcher Spalte gruppiert wird, und welche Funktion (Summe, Anzahl, etc.) auf welche Spalte angewendet werden soll.

Excel fügt automatisch eine Zusammenfassung nach jedem Gruppenwechsel ein und stellt die Daten hierarchisch dar, so dass Sie einzelne Gruppen auf- oder zuklappen können.

Zusammenfassung mit Formeln (SUMMEWENN, SUMMEWENNS)

Möchten Sie gezielt mit Formeln arbeiten, können Sie Funktionen wie SUMMEWENN oder SUMMEWENNS verwenden. Mit SUMMEWENN können Sie Werte summieren, die einem einzelnen Kriterium entsprechen. Die Syntax lautet zum Beispiel:

Wenn Sie mehrere Kriterien haben, nutzen Sie SUMMEWENNS. So können Sie beispielsweise alle Umsätze summieren, die sowohl in einer bestimmten Kategorie sind als auch einem bestimmten Monat zugeordnet werden.

Moderne Methoden mit FILTER und SORTIEREN

Mit neueren Excel-Versionen (Microsoft 365) stehen dynamische Array-Funktionen wie FILTER oder SORTIEREN zur Verfügung. Hiermit können Sie Daten direkt nach Kriterien filtern und anschließend weiter verarbeiten oder gruppieren.

Beispiel: Um alle Datensätze einer bestimmten Kategorie auszugeben, können Sie =FILTER(A2:D100; B2:B100="Kategorie1") verwenden. Die nächste Auswertung können Sie dann mit Pivot-Tabellen oder weiteren Formeln vornehmen.

Fazit

Je nach Komplexität und Anforderung bieten sich verschiedene Methoden an, um Listeneinträge in Excel nach Kriterien zu gruppieren und zusammenzufassen. Für umfangreiche und flexible Auswertungen eignen sich Pivot-Tabellen am besten. Für einfache Zwischensummen kann die Funktion Teilergebnis schnell helfen. Für maßgeschneiderte Zusammenfassungen auf Zellebene kommen Formeln wie SUMMEWENN zum Einsatz, und mit modernen Funktionen wie FILTER lassen sich dynamische Auswertungen erstellen.