Benutzerdefinierte Kategorie in Gmail erstellen
- Einleitung
- Erstellen eines neuen Labels
- Verwenden und Verwalten des neuen Labels
- Ansicht und Organisation
- Fazit
Einleitung
Gmail bietet standardmäßig eine Einteilung der eingehenden E-Mails in verschiedene Kategorien wie "Primär", "Sozial", "Werbung" und "Updates" an. Diese sollen dabei helfen, den Posteingang übersichtlich zu halten. Allerdings ermöglicht Gmail nicht direkt das Erstellen eigener Kategorien im Sinne zusätzlicher Tabs. Stattdessen können Nutzer individuelle Labels anlegen, die ähnlich funktionieren und eine personalisierte Organisation des Posteingangs erlauben. Im Folgenden wird erläutert, wie man eine solche benutzerdefinierte Kategorie, also ein Label, erstellt und sinnvoll nutzen kann.
Erstellen eines neuen Labels
Um ein neues benutzerdefiniertes Label in Gmail anzulegen, öffnen Sie zunächst Gmail in Ihrem Browser und melden sich in Ihrem Konto an. Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich die Navigationsleiste, in der u.a. bereits vorhandene Labels und Kategorien zu sehen sind. Scrollen Sie ganz nach unten, bis die Option "Mehr" angezeigt wird, und klicken Sie darauf, um alle Menüeinträge sichtbar zu machen.
Unterhalb der bestehenden Labels finden Sie die Schaltfläche "Label erstellen". Durch Klicken darauf öffnet sich ein neues kleines Fenster, in dem Sie den Namen des neuen Labels eingeben können. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, der die Art der E-Mails beschreibt, die Sie darin sammeln möchten. Optional lässt sich das Label auch als Unterkategorie eines bereits existierenden Labels anlegen, indem Sie das entsprechende Feld aktivieren und das übergeordnete Label auswählen.
Bestätigen Sie die Eingabe durch einen Klick auf "Erstellen". Das neue Label erscheint anschließend in der linken Seitenleiste und kann ab sofort verwendet werden.
Verwenden und Verwalten des neuen Labels
Nachdem das neue Label vorhanden ist, können Sie E-Mails manuell zuordnen, indem Sie eine oder mehrere Nachrichten im Posteingang auswählen. Oben im Menüband erscheint dann ein Symbol für Labels (es sieht aus wie ein kleines Tag). Klicken Sie darauf und aktivieren Sie Ihr neues Label, um die ausgewählten Nachrichten zu kennzeichnen. Alternativ können Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail das Label bereits zuweisen.
Für eine automatische Sortierung empfiehlt es sich, Filter zu erstellen. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts öffnen Sie die "Alle Einstellungen" und wechseln zum Tab "Filter und blockierte Adressen". Dort können Sie einen neuen Filter anlegen, indem Sie Kriterien wie Absenderadresse, Betreff oder bestimmte Wörter festlegen. Im letzten Schritt des Filterassistenten wählen Sie die Aktion "Label anwenden" und das zuvor angelegte Label aus. Auf diese Weise werden eingehende E-Mails, die den Kriterien entsprechen, automatisch in diese benutzerdefinierte Kategorie einsortiert.
Ansicht und Organisation
Labels ermöglichen es außerdem, E-Mails über die Suchfunktion gezielt aufzurufen, indem Sie den Label-Namen mit label: in die Suchleiste eingeben. Durch farbliche Markierung von Labels in den Einstellungen wird die Übersichtlichkeit zusätzlich erhöht. Möchten Sie bestimmte Labels in der Seitenleiste immer sehen, können Sie die Sichtbarkeit anpassen, sodass diese auch ohne manuelles Scrollen zugänglich sind.
Fazit
Obwohl Gmail keine echten benutzerdefinierten Kategorien im Sinne zusätzlicher Tabs anbietet, stellen Labels eine flexible und leistungsfähige Möglichkeit dar, den Posteingang nach eigenen Bedürfnissen zu strukturieren. Das Anlegen und Verwalten von Labels in Kombination mit Filtern ermöglicht eine effiziente und individuelle Kategorisierung Ihrer E-Mails.