Automatisches Speichern von Gmail-Anhängen in Google Drive
- Einleitung
- Vorbereitung und Voraussetzungen
- Schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Automatisierungsskripts
- Automatische Ausführung einrichten
- Optionale Verbesserungen und Anpassungen
- Fazit
Einleitung
Viele Nutzer möchten ihre wichtigen E-Mail-Anhänge automatisch sichern und organisieren, indem sie diese direkt aus Gmail in Google Drive speichern. Dies erspart das manuelle Herunterladen und Hochladen der Dateien und stellt sicher, dass alle Anhänge gut strukturiert und zugänglich sind. Die einfachste Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nutzung von Google Apps Script, das als Skript-Engine für Google-Dienste dient und mit Gmail und Google Drive interagieren kann.
Vorbereitung und Voraussetzungen
Für das automatische Speichern der Anhänge benötigen Sie einen Google-Account mit Zugriff auf Gmail und Google Drive. Außerdem sollten Sie grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Google Apps Script besitzen. Das Script wird auf Ihrem Google-Konto ausgeführt und benötigt entsprechende Berechtigungen, um auf eingehende E-Mails und Ihren Drive zuzugreifen.
Schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Automatisierungsskripts
Zuerst öffnen Sie die Google Apps Script Oberfläche über https://script.google.com. Dort erstellen Sie ein neues Projekt und fügen den Code ein, der alle neuen E-Mails nach Anhängen durchsucht und diese in einem bestimmten Ordner in Google Drive abspeichert.
Ein mögliches einfaches Skript sieht wie folgt aus:
function saveAttachmentsToDrive() { var threads = GmailApp.search(has:attachment is:unread); var folderName = "Gmail Attachments"; var folders = DriveApp.getFoldersByName(folderName); var folder = folders.hasNext() ? folders.next() : DriveApp.createFolder(folderName); for (var i = 0; i < threads.length; i++) { var messages = threads .getMessages(); for (var j = 0; j < messages.length; j++) { var message = messages ; var attachments = message.getAttachments(); for (var k = 0; k < attachments.length; k++) { var attachment = attachments ;folder.createFile(attachment.getBlob()).setDescription("Attachment from email: " + message.getSubject());
} } // Optional: Als gelesen markieren, um Duplikate zu vermeiden threads .markRead(); }}folder.createFile(attachment.getBlob()).setDescription("Attachment from email: " + message.getSubject());
Dieses Skript sucht nach allen ungelesenen E-Mails mit Anhängen, erstellt bei Bedarf einen Ordner namens Gmail Attachments in Ihrem Google Drive und speichert dort alle Anhänge ab. Danach werden die E-Mails als gelesen markiert, damit sie beim nächsten Lauf nicht erneut verarbeitet werden.
Automatische Ausführung einrichten
Damit das Skript automatisch in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird, müssen Sie einen sogenannten Trigger einrichten. In der Apps Script-Oberfläche finden Sie unter Trigger (Uhr-Symbol) die Möglichkeit, eine Zeitgesteuerte Ausführung hinzuzufügen. Dort wählen Sie z.B. aus, dass das Skript alle 10 Minuten, stündlich oder täglich laufen soll, je nachdem wie schnell neue Anhänge gesichert werden sollen.
Optionale Verbesserungen und Anpassungen
Sie können das Skript erweitern, um z.B. Anhänge nur von bestimmten Absendern zu speichern, Anhänge nach Dateityp zu filtern oder Ordnerstrukturen basierend auf dem Datum oder dem Absender zu erstellen. Auch das Umbenennen der Dateien kann integriert werden, um bessere Übersicht und Duplikate-Vermeidung zu gewährleisten. Die Gmail-Suche kann in der Funktion GmailApp.search() mit jeglichen Suchoperatoren kombiniert werden, z.B. from:beispiel@example.com has:attachment für Anhänge von einem bestimmten Absender.
Fazit
Mit Google Apps Script lässt sich das automatische Speichern von Gmail-Anhängen in Google Drive effizient umsetzen und an individuelle Bedürfnisse anpassen. Es kombiniert die mächtigen Cloud-Dienste von Google und hilft dabei, wichtige Dokumente sicher und jederzeit zugänglich abzulegen, ohne manuellen Aufwand.