Automatisches Löschen alter Nachrichten in Gmail

1. Grundlegendes zu automatischem Löschen in Gmail
2. Alternative Methode: Filter zum automatischen Löschen erstellen
3. Automatisches Löschen über Google Apps Script
4. Schritt-für-Schritt Anleitung für Google Apps Script Setup
5. Wichtige Hinweise
6. Zusammenfassung

Grundlegendes zu automatischem Löschen in Gmail

Gmail selbst bietet keine direkte Funktion, um alte Nachrichten automatisch nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Es gibt keine integrierte Einstellung, bei der Sie festlegen können, dass E-Mails nach zum Beispiel 30 oder 60 Tagen automatisch gelöscht werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie diese Aufgabe nicht automatisieren können. Mit Hilfe von Filtern, Labels und Google Skripten lassen sich automatische Löschprozesse realisieren.

Alternative Methode: Filter zum automatischen Löschen erstellen

Ein Ansatz besteht darin, einen Filter zu erstellen, der E-Mails mit bestimmten Kriterien automatisch löscht. Allerdings funktioniert dies nur, wenn Sie Nachrichten anhand von bestimmten Merkmalen filtern können, wie zum Beispiel E-Mails von bestimmten Absendern, mit bestimmten Wörtern oder aus bestimmten Zeiträumen. Leider bietet Gmail im Filterformular keine Möglichkeit, Nachrichten nach Erhaltedatum zu filtern.

Trotzdem können Sie E-Mails, die älter als ein bestimmtes Datum sind, über eine manuelle Suche und anschließendes Löschen verwalten. Zum Beispiel können Sie in der Suchleiste von Gmail den Suchoperator older_than:30d eingeben, um alle E-Mails anzuzeigen, die älter als 30 Tage sind. Danach können Sie alle Ergebnisse markieren und löschen. Ein automatischer, wiederkehrender Prozess ist so allerdings nicht enthalten.

Automatisches Löschen über Google Apps Script

Für eine automatisierte Lösung können Sie Google Apps Script verwenden. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Skriptsprache von Google, mit der Sie Gmail automatisieren können. Sie können ein Skript schreiben, das regelmäßig ausgeführt wird und alte E-Mails, beispielsweise älter als 30, 60 oder 90 Tage, automatisch löscht.

Das Grundprinzip ist, mit dem Suchoperator older_than: eine Liste alter E-Mails zu finden und diese dann per Skript zu löschen. Beispiel:

Dieses Skript sucht nach allen E-Mail-Konversationen, die älter als 60 Tage sind, und verschiebt sie in den Papierkorb.

Um das Skript regelmäßig auszuführen, können Sie in Google Apps Script einen Zeittrigger einrichten, welcher die Funktion beispielsweise einmal pro Woche oder einmal pro Monat automatisch startet.

Schritt-für-Schritt Anleitung für Google Apps Script Setup

Öffnen Sie Google Drive und erstellen Sie ein neues Google Apps Script. Fügen Sie den obigen Code ein und speichern Sie das Projekt mit einem passenden Namen. Anschließend klicken Sie auf das Uhr-Symbol (Trigger), um einen neuen Trigger hinzuzufügen. Wählen Sie die Funktion deleteOldEmails aus, setzen Sie den Trigger-Typ auf zeitbasierte Trigger und geben Sie an, in welchem Rhythmus das Skript ausgeführt werden soll.

Nach der Einrichtung müssen Sie dem Skript die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf Ihr Gmail-Konto erteilen. Danach läuft das Skript im Hintergrund und löscht automatisch alle alten E-Mails gemäß den definierten Kriterien.

Wichtige Hinweise

Bedenken Sie, dass gelöschte E-Mails zunächst in den Papierkorb verschoben werden und dort 30 Tage verbleiben, bevor sie endgültig gelöscht werden. Wenn Sie möchten, dass E-Mails dauerhaft gelöscht werden, müssen Sie auch den Papierkorb regelmäßig leeren, was ebenfalls per Skript automatisiert werden kann.

Seien Sie vorsichtig mit automatischen Löschskripten, um nicht aus Versehen wichtige E-Mails zu verlieren. Testen Sie das Skript zunächst mit wenigen oder älteren E-Mails, bevor Sie es regelmäßig ausführen lassen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend gibt es in Gmail keine eingebaute Funktion für das automatische Löschen alter Nachrichten. Durch manuelle Suchbefehle wie older_than:30d können alte E-Mails angezeigt und manuell gelöscht werden. Für eine vollautomatische Lösung bietet sich Google Apps Script an, mit dem Sie Skripte erstellen können, die alte E-Mails erkennen und löschen. Mit einem zeitbasierten Trigger läuft dieser Prozess automatisch im Hintergrund, was Ihnen viel Zeit und Arbeit spart.