Optionen zur Unterdrückung von Mitteilungen in einzelnen E-Mail-Nachrichtenverläufen
- Einleitung
- Stummschalten oder Snoozing einzelner E-Mail-Konversationen
- Filter- und Regelmechanismen für Benachrichtigungen
- Integration mit fokussierten oder prioritätsbasierten Posteingängen
- Fazit
Einleitung
In der täglichen Kommunikation mit E-Mail-Clients ist es häufig erforderlich, Benachrichtigungen für bestimmte Nachrichtenverläufe gezielt zu unterdrücken. Dies kann sinnvoll sein, wenn man etwa Newsletter, Benachrichtigungen aus sozialen Netzwerken oder Gruppen-Chats erhält, die nicht immer unmittelbar Aufmerksamkeit erfordern. Die meisten gängigen E-Mail-Programme bieten dafür verschiedene Funktionen, um einzelne Konversationen oder E-Mail-Threads stummzuschalten, zu stummschalten oder voreingestellte Filter einzurichten. Im Folgenden wird erläutert, welche Optionen typischerweise für dieses Ziel zur Verfügung stehen und wie sie genutzt werden können.
Stummschalten oder Snoozing einzelner E-Mail-Konversationen
Viele E-Mail-Clients erlauben es, einzelne Nachrichtenverläufe direkt zu stummschalten, wodurch keine neuen Benachrichtigungen mehr für eingehende E-Mails in diesem Thread ausgelöst werden. Bei Gmail beispielsweise kann man per Rechtsklick auf eine Nachricht Mute auswählen. Dadurch werden zukünftige Antworten im gleichen Thread automatisch archiviert und der Nutzer erhält keine neuen Benachrichtigungen mehr. Allerdings bleiben die Nachrichten weiterhin im Posteingang und sind jederzeit zugänglich. Diese Funktion eignet sich speziell dafür, längere, aber für den Nutzer nicht relevante Konversationen temporär zu ignorieren, ohne die Mails zu löschen oder umzuleiten.
Auch in Outlook steht mit der sogenannten Unterhaltung ignorieren-Funktion ein ähnliches Werkzeug bereit. Wenn man eine Unterhaltung ignoriert, werden alle bisherigen und zukünftigen Nachrichten dieses Threads automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, ohne dass Benachrichtigungen ausgelöst werden. Diese Funktion ist nützlich, um Spam-ähnliche oder nicht relevante Verläufe vollständig aus dem Fokus zu nehmen.
Filter- und Regelmechanismen für Benachrichtigungen
Neben den Stummschaltfunktionen bieten viele E-Mail-Programme eine komplexere Möglichkeit über Filter oder Regeln, um Benachrichtigungen zu steuern. So lassen sich mittels Regeln bestimmte Absender, Betreffs oder Stichwörter erkennen und die zugehörigen E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben oder als gelesen markieren. Da viele Clients ihre Benachrichtigungen nur für ungelesene Nachrichten auslösen, kann auf diese Weise eine stillere Behandlung einzelner Konversationen erreicht werden.
Ein prominentes Beispiel ist Apple Mail, das umfangreiche Regeln erlaubt. Man kann eine Regel einrichten, die alle eingehenden Mails eines definierten Threads automatisch in einen Archivordner verschiebt oder eine Markierung vornimmt, die Benachrichtigungen verhindert. In mobilen Clients, etwa iOS oder Android, gibt es zum Teil zusätzliche Optionen, wie man für bestimmte Absender die Benachrichtigungen einschränkt, was dann auch einzelne Threads effektiv stumm schaltet.
Integration mit fokussierten oder prioritätsbasierten Posteingängen
Moderne Clients, wie Outlook und Gmail, setzen auch auf prioritätsbasierte Posteingänge, die Benachrichtigungen für wichtige Nachrichten fokussieren, während andere weniger wichtige Nachrichten zurückgestellt werden. So kann man unter Umständen bestimmte Konversationen über Kennzeichnungen (Stern, Wichtig) priorisieren oder bewusst nicht priorisieren, um Störungen zu minimieren. Während das nicht direkt das Stummschalten einzelner Verläufe ist, bringt es insgesamt eine gezielte Steuerung der Benachrichtigungen mit.
Fazit
Zusammenfassend bieten gängige E-Mail-Clients verschiedene Optionen, um einzelne Nachrichtenverläufe von Benachrichtigungen auszunehmen. Dazu zählen explizite Stummschalt- oder Ignorieren-Funktionen, mit deren Hilfe einzelne Threads ohne Löschung oder Verschiebung stumm geschaltet werden können, als auch die Nutzung von Regeln und Filtern, die eine automatisierte Umleitung oder als gelesen Markierung vornehmen, um Benachrichtigungen zu verhindern. Zudem helfen prioritätsbasierte Posteingänge dabei, wichtige von unwichtigen Konversationen zu trennen, um nur bei wirklich relevanten Mails gestört zu werden.