Wie viel wertvolle Bürofläche wird durch die Lagerung von Aktenordnern beansprucht?

Die Beantwortung dieser Frage hängt von der Menge der Akten und der Art der Lagerung ab. Um eine greifbare Vorstellung zu bekommen, kann man dies jedoch anhand von Standardwerten berechnen.

Hier ist eine Beispielrechnung für die Beanspruchung von Bürofläche durch herkömmliche Aktenordner (Leitz-Format, ca. 8 cm Rückenbreite):

1. Die Faustformel für den Platzbedarf

Ein Standard-Aktenregal oder Aktenschrank (ca. 1 Meter breit, 5 bis 6 Ordnerhöhen) benötigt inklusive der davor liegenden Verkehrsfläche (Platz zum Öffnen und davor Stehen) etwa 0,8 bis 1,2 Quadratmeter Stellfläche.

• Kapazität pro Regalmeter: In ein Regalfach von 1 Meter Breite passen ca. 12 Ordner.
• Kapazität pro Schrank: Bei 6 Fachböden sind das ca. 72 Ordner.
• Flächenverbrauch: Für diese 72 Ordner verbrauchen Sie (inkl. Rangierabstand) ca. 1 m² Bürofläche.

2. Die Kostenrechnung (Beispiel)

Gehen wir von einem durchschnittlichen Büro in einer deutschen Großstadt aus:

• Mietpreis: 20 € pro m² (Kaltmiete + Nebenkosten).
• Flächenverbrauch: 1 m² für ca. 70 Ordner.
• Jährliche Kosten: 12 Monate × 20 € = 240 € pro Jahr allein an Mietkosten für diesen einen Schrank.

Wenn ein Unternehmen 700 Ordner archiviert (was für KMU nicht unüblich ist), sind das bereits 10 m², die nur für Papier reserviert sind. Das entspricht bei den o.g. Preisen 2.400 € Mietkosten pro Jahr, ohne dass ein Mitarbeiter dort arbeiten kann.

3. Zusätzliche „versteckte“ Flächenfresser

Neben der reinen Stellfläche gibt es weitere Faktoren, die Platz kosten:

• Zuwachs: Papierarchive wachsen jährlich um ca. 10–15 %. Das bedeutet, man muss Pufferflächen vorhalten.
• Brandschutz & Sicherheit: Aktenarchive benötigen oft spezielle Brandschutztüren oder Abstände zu Heizkörpern, was die Raumausnutzung ineffizient macht.
• Doppelstrukturen: Oft lagern Akten sowohl in den Büros (für den schnellen Zugriff) als auch in einem Kellerarchiv (für die Langzeitaufbewahrung).

4. Vergleich: Digital vs. Analog

• Physisch: 7.000 Ordner benötigen ca. 100 m² Fläche (entspricht einer kompletten Etage oder einem großen Archivraum).
• Digital: Dieselbe Menge an Informationen passt auf eine Festplatte von der Größe einer Schokolade oder in eine Cloud, die 0,0 m² Bürofläche beansprucht.

Fazit

Man kann grob sagen: Pro 70 bis 80 Aktenordner verlieren Sie einen Quadratmeter wertvolle Bürofläche.

In teuren Lagen wie München, Hamburg oder Frankfurt, wo Quadratmeterpreise für Büros oft über 30–40 € liegen, ist die Lagerung von Papierakten einer der größten vermeidbaren Kostenfaktoren in der Verwaltung. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) amortisiert sich oft allein schon durch die eingesparten Mietkosten für Archivflächen.