Blitzvorschau in Excel nutzen, um Daten aus mehreren Spalten automatisch zu kombinieren
- Was ist die Blitzvorschau?
- Vorbereitung der Daten
- Beispiel: Namen aus Vor- und Nachname zusammenführen
- Blitzvorschau aktivieren
- Alternativ: Blitzvorschau mit Tastenkombination
- Tipps zur Nutzung der Blitzvorschau
- Fazit
Was ist die Blitzvorschau?
Die Blitzvorschau (englisch: Flash Fill) ist eine praktische Funktion in Microsoft Excel, die es ermöglicht, Daten automatisch zu vervollständigen oder zu transformieren, basierend auf einem Beispiel, das Sie eingeben. Diese Funktion erkennt Muster in den vorhandenen Daten und füllt die Zellen entsprechend automatisch aus, ohne dass komplexe Formeln oder Makros notwendig sind.
Vorbereitung der Daten
Angenommen, Sie haben mehrere Spalten mit Informationen, die Sie zu einer einzigen Spalte kombinieren möchten. Ein häufiges Beispiel ist das Zusammenführen von Vorname und Nachname, die in zwei getrennten Spalten stehen, in eine dritte Spalte, die den vollständigen Namen enthält. Stellen Sie sicher, dass Ihre Quelldaten in nebeneinanderliegenden Spalten angeordnet sind, z.B. Spalte A mit Vornamen und Spalte B mit Nachnamen, und dass Sie eine leere Spalte daneben haben, wo das Ergebnis erscheinen soll.
Beispiel: Namen aus Vor- und Nachname zusammenführen
Nehmen wir an, in Spalte A stehen die Vornamen, in Spalte B die Nachnamen. Klicken Sie nun in die erste Zelle der Zielspalte (z.B. C2) und geben dort manuell die kombinierte Variante ein, z.B. "Max Müller". Wichtig ist, dass Sie das gewünschte Format korrekt eingeben, da die Blitzvorschau daran erkennt, wie die Daten kombiniert werden sollen.
Blitzvorschau aktivieren
Nachdem Sie die erste Zelle ausgefüllt haben, drücken Sie die Eingabetaste, damit diese Eingabe bestätigt wird. Markieren Sie nun erneut die Zelle mit Ihrem Beispiel und gehen Sie zum Menüband. Unter dem Reiter Daten finden Sie die Gruppe Datentools, dort befindet sich die Schaltfläche Blitzvorschau. Klicken Sie darauf, und Excel füllt automatisch die restlichen Zellen in der Spalte aus, indem es das von Ihnen eingegebene Muster auf die Daten in den Nachbarspalten anwendet.
Alternativ: Blitzvorschau mit Tastenkombination
Eine schnellere Methode zum Ausführen der Blitzvorschau ist die Verwendung der Tastenkombination Strg + E. Nachdem Sie das erste Ergebnis eingegeben haben, klicken Sie in die nächste Zelle darunter und drücken Strg + E, damit Excel die restlichen Zellen basierend auf dem erkannten Muster automatisch ausfüllt.
Tipps zur Nutzung der Blitzvorschau
Die Blitzvorschau ist besonders nützlich für das Zusammenführen, Trennen oder Umformatieren von Daten. Wichtig ist, dass ausreichend Daten vorhanden sind, damit Excel Muster erkennen kann. Wenn die automatische Vervollständigung nicht sofort funktioniert, prüfen Sie, ob die Option für die Blitzvorschau in Excel aktiviert ist. Sie finden diese Einstellung unter Datei > Optionen > Erweitert > dann im Bereich Automatische Korrekturoptionen den Punkt Blitzvorschau aktivieren.
Fazit
Mit der Blitzvorschau können Sie einfach und schnell Daten aus mehreren Spalten kombinieren, ohne Formeln schreiben zu müssen. Sie geben einfach ein Beispiel für die gewünschte Ausgabe ein, aktivieren die Blitzvorschau, und Excel erledigt den Rest. Dies spart Zeit und erleichtert die Arbeit mit umfangreichen Datensätzen erheblich.