Tutorial

Wie man DocuSign Erinnerungen sendet [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktuelles, schrittweises Tutorial für das Jahr 2025, um Ihre Arbeitsabläufe in DocuSign zu optimieren.

In der Geschäftswelt von heute ist Zeit Geld. Manchmal vergessen Empfänger, ein Dokument zu unterschreiben, oder es geht in der E-Mail-Flut unter. Mit DocuSign können Sie diesen Prozess automatisieren oder manuell anstoßen.

In diesem Guide lernen Sie die zwei effizientesten Wege kennen, um Erinnerungen zu versenden.

Methode 1: Eine manuelle Erinnerung senden (Sofort-Aktion)

Nutzen Sie diese Methode, wenn ein Dokument bereits versendet wurde und Sie den Unterzeichner sofort daran erinnern möchten, ohne auf den automatischen Zyklus zu warten.

  1. Einloggen: Melden Sie sich in Ihrem DocuSign-Konto an.
  2. Tab „Verwalten“: Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Reiter Verwalten (Manage).
  3. Dokument finden: Suchen Sie in der Liste den Umschlag (Envelope), der den Status „Wartet auf andere“ aufweist.
  4. Aktion wählen: Klicken Sie rechts neben dem Dokument auf den Dropdown-Pfeil (neben „Anzeigen“ oder „Signieren“).
  5. Erinnern klicken: Wählen Sie die Option Erinnern (Remind) aus.
  6. Bestätigen: Es öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie optional eine persönliche Nachricht hinzufügen. Klicken Sie auf Senden, um die E-Mail-Erinnerung sofort an alle noch ausstehenden Unterzeichner zu verschicken.

Methode 2: Automatische Erinnerungen einstellen (Zeit sparen)

Der profi-Weg: Stellen Sie die Erinnerungen bereits beim Erstellen des Dokuments ein, damit DocuSign die Nachverfolgung für Sie übernimmt.

  1. Umschlag erstellen: Starten Sie wie gewohnt mit „Starten“ -> „Umschlag senden“ und laden Sie Ihre Dokumente hoch.
  2. Empfänger hinzufügen: Geben Sie Namen und E-Mail-Adressen ein.
  3. Erweiterte Optionen: Suchen Sie rechts oben (oder unten unter den Einstellungen) nach dem Link Erweiterte Optionen (Advanced Options) und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Erinnerungen aktivieren:
    • Setzen Sie ein Häkchen bei Erinnerungen senden.
    • Tage bis zur ersten Erinnerung: Geben Sie an, nach wie vielen Tagen die erste Mail rausgehen soll (z. B. 2 Tage).
    • Häufigkeit der Erinnerungen: Geben Sie an, alle wie viele Tage danach erinnert werden soll (z. B. alle 3 Tage).
  5. Ablaufdatum (Optional): Hier können Sie auch festlegen, wann der Umschlag ungültig wird, falls nicht unterschrieben wird.
  6. Speichern: Klicken Sie auf „Fertig“ oder „Speichern“ und senden Sie das Dokument ab.

Profi-Tipps für 2025

  • Nicht spammen: Eine Erinnerung alle 2-3 Tage ist professionell. Tägliche Erinnerungen wirken oft aufdringlich.
  • Mobil nutzen: Sie können manuelle Erinnerungen auch ganz einfach über die DocuSign Mobile App (iOS/Android) von unterwegs senden. Einfach den Umschlag in der App antippen und auf „Erinnern“ drücken.
  • Status prüfen: Bevor Sie eine manuelle Erinnerung senden, prüfen Sie im Protokoll (History), ob der Empfänger das Dokument vielleicht schon angesehen, aber nur noch nicht unterschrieben hat. Das hilft Ihnen, Ihre Kommunikation anzupassen.

Fazit

Das Versenden von Erinnerungen in DocuSign ist eines der mächtigsten Werkzeuge, um die Abschlussrate Ihrer Verträge zu erhöhen. Während manuelle Erinnerungen gut für Einzelfälle sind, sparen Ihnen die automatischen Einstellungen langfristig die meiste Zeit.

Haben Sie Fragen zu speziellen Einstellungen? Schreiben Sie es in die Kommentare!

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