Tutorial: Zellen in separate Zeilen aufteilen – Erstelle einen Datensatz für jedes Element

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Zellinhalte in separate Zeilen aufteilst, sodass für jedes Element ein eigener Datensatz entsteht. Wir behandeln die zwei gängigsten Methoden: Excel (mit Power Query) und Google Sheets (mit Formeln).

Häufig erhält man Daten, bei denen mehrere Werte (z. B. Produkte, Tags oder Namen) durch Kommas oder Zeilenumbrüche in einer einzigen Zelle stehen. Um diese Daten vernünftig auszuwerten, muss jedes Element in einer eigenen Zeile stehen, wobei die restlichen Informationen (wie ID oder Datum) dupliziert werden.

Methode 1: Microsoft Excel (Power Query) – Der Profi-Weg

Power Query ist das mächtigste Werkzeug in Excel für diese Aufgabe. Es funktioniert automatisch und ist ideal für große Datenmengen.

Schritt 1: Daten in eine Tabelle umwandeln

1. Markiere deinen Datenbereich.
2. Drücke Strg + T (oder Einfügen > Tabelle), um den Bereich in eine offizielle Excel-Tabelle umzuwandeln.

Schritt 2: Daten in Power Query laden

1. Klicke in den Reiter Daten.
2. Wähle Aus Tabelle/Bereich. Der Power Query-Editor öffnet sich.

Schritt 3: Spalte aufteilen

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift der Spalte, die die getrennten Werte enthält.
2. Wähle Spalte teilen > Nach Trennzeichen.
3. Wähle das entsprechende Trennzeichen aus (z. B. Komma, Semikolon oder Leerzeichen).
4. Wichtig: Klicke auf Erweiterte Optionen.
5. Wähle unter „Aufteilen in“ den Punkt Zeilen (statt Spalten).
6. Klicke auf OK.

Schritt 4: Laden und Schließen

1. Excel hat nun automatisch für jedes Element eine neue Zeile erstellt und die restlichen Spaltenwerte dupliziert.
2. Klicke oben links auf Schließen & laden. Die aufbereiteten Daten erscheinen in einem neuen Tabellenblatt.

Methode 2: Google Sheets (Mit einer Formel)

In Google Sheets lässt sich dies elegant mit einer Kombination aus drei Funktionen lösen: SPLIT, FLATTEN und evtl. ARRAYFORMULA.

Die Formel-Logik

Angenommen, deine Daten stehen in Zelle A2 (ID) und B2 (Werte mit Komma getrennt).

Nutze diese Formel in einer neuen Zelle:

=FLATTEN(SPLIT(B2; ","))

Wenn du die ID mitnehmen möchtest (Fortgeschritten)

Wenn du eine ganze Liste hast und die IDs automatisch zugeordnet werden sollen, ist diese Formel hilfreich:

=ARRAYFORMULA(QUERY(SPLIT(FLATTEN(A2:A10 & "|" & SPLIT(B2:B10; ",")); "|"); "where Col2 is not null"))

Erklärung:

1. SPLIT: Teilt den Text am Komma.
2. FLATTEN: Nimmt die horizontal geteilten Werte und schreibt sie untereinander.
3. & "|" &: Verbindet die ID vorübergehend mit dem Wert, damit sie beim Aufteilen erhalten bleibt.

Methode 3: Excel (Office 365 – Neue Formeln)

Wenn du die neueste Excel-Version (Microsoft 365) nutzt, kannst du die Funktion TEXTSPLIT in Kombination mit TOCOL verwenden.

Beispiel für Zelle A1:

=TOCOL(TEXTSPLIT(A1; ", "))

• TEXTSPLIT teilt den Text horizontal in Spalten.
• TOCOL (To Column) wandelt dieses horizontale Array in eine vertikale Liste um.

Zusammenfassung: Welche Methode wählen?

Profi-Tipp:

Achte nach dem Aufteilen auf Leerzeichen! Oft steht nach einem Komma ein Leerzeichen (z. B. "Apfel, Birne"). Nutze in Excel die Funktion Formatieren > Kürzen oder in Power Query Transformieren > Formatieren > Kürzen, um unsichtbare Leerzeichen am Anfang/Ende zu entfernen.