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Tutorial: WhatsApp Business Automatische Antworten einrichten

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du automatische Antworten in der WhatsApp Business App einrichtest.

Die WhatsApp Business App bietet integrierte Funktionen, um Kundenanfragen automatisch zu beantworten. Dies ist besonders nützlich, um Erreichbarkeit zu signalisieren, auch wenn du gerade nicht am Telefon bist.

Es gibt zwei Hauptarten von automatischen Nachrichten: die Abwesenheitsnotiz und die Begrüßungsnachricht.

1. Die Abwesenheitsnotiz einrichten

Diese Nachricht wird gesendet, wenn dir jemand außerhalb deiner Geschäftszeiten schreibt oder wenn du den Status auf „Abwesend“ gesetzt hast.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Öffne die WhatsApp Business App.
  2. Tippe auf die drei Punkte (Android) oben rechts oder auf Einstellungen (iOS) unten rechts.
  3. Gehe zu Unternehmenstools > Abwesenheitsnotiz.
  4. Aktiviere den Schalter bei Abwesenheitsnotiz senden.
  5. Tippe auf die Nachricht, um deinen individuellen Text einzugeben. (Beispiel: "Vielen Dank für deine Nachricht. Wir sind aktuell nicht im Büro, melden uns aber schnellstmöglich bei dir!"). Bestätige mit OK.
  6. Zeitplan festlegen:
    • Immer senden: Die Nachricht geht immer raus.
    • Eigener Zeitplan: Nur zu bestimmten Zeiten.
    • Außerhalb der Geschäftszeiten: (Empfohlen) Erfordert, dass du zuvor deine Geschäftszeiten im Unternehmensprofil hinterlegt hast.
  7. Empfänger festlegen: Wähle aus, ob jeder die Nachricht erhalten soll oder nur Personen, die nicht in deinem Adressbuch stehen.
  8. Tippe oben rechts auf Speichern.

2. Die Begrüßungsnachricht einrichten

Diese Nachricht erhalten Kunden automatisch, wenn sie dir das erste Mal schreiben oder nach 14 Tagen Inaktivität erneut Kontakt aufnehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu Einstellungen > Unternehmenstools > Begrüßungsnachricht.
  2. Aktiviere den Schalter bei Begrüßungsnachricht senden.
  3. Bearbeite den Text. (Beispiel: "Hallo! Schön, dass du dich meldest. Wie können wir dir heute helfen?").
  4. Wähle unter Empfänger aus, wer die Nachricht erhalten soll (meistens empfiehlt sich „Jeder“).
  5. Tippe auf Speichern.

3. Bonus: Schnellantworten (Quick Replies)

Dies sind keine vollautomatischen Antworten, aber sie sparen enorm viel Zeit bei häufig gestellten Fragen.

  1. Gehe zu Unternehmenstools > Schnellantworten.
  2. Tippe auf das Plus-Symbol (+).
  3. Gib eine Nachricht ein (z. B. deine Bankverbindung oder Lieferbedingungen).
  4. Lege ein Kürzel fest (z. B. /bank).
  5. Anwendung: Wenn du im Chat mit einem Kunden /bank tippst, wird sofort der gesamte hinterlegte Text eingefügt.

Tipps für professionelle Auto-Reply-Texte

  • Freundlichkeit: Beginne immer mit einem Dank für die Nachricht.
  • Erwartungsmanagement: Nenne einen Zeitraum, in dem der Kunde mit einer echten Antwort rechnen kann (z. B. „innerhalb von 24 Stunden“).
  • Alternativen bieten: Verweise bei dringenden Fragen auf deine Website oder eine Notfall-Telefonnummer.
  • Persönlichkeit: Auch wenn es eine Maschine schreibt, darf der Text menschlich klingen. Nutze Emojis, wenn sie zu deiner Marke passen. 😊

Häufige Fehler vermeiden

  • Kein Internet: Damit automatische Antworten gesendet werden, muss dein Smartphone eine aktive Internetverbindung haben.
  • Gruppen: Du kannst in den Empfänger-Einstellungen festlegen, dass automatische Antworten nicht in Gruppen gesendet werden, um dortigen Spam zu vermeiden.
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