Tutorials

Tutorial: Mehrere benutzerdefinierte Blattansichten in Excel erstellen

Melden

Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Excel (insbesondere in der Web-Version oder in Microsoft 365) benutzerdefinierte Blattansichten (Sheet Views) erstellst und nutzt.

Blattansichten sind ein extrem nützliches Feature, wenn du an einer gemeinsamen Datei arbeitest. Sie ermöglichen es dir, Daten zu sortieren oder zu filtern, ohne die Ansicht deiner Kollegen zu beeinflussen. Jeder kann seine eigene "Brille" auf die Daten setzen.

1. Was ist der Unterschied zur normalen Ansicht?

  • Standardansicht: Wenn du filterst, sehen alle anderen Nutzer ebenfalls die gefilterten Daten.
  • Blattansicht: Deine Filter und Sortierungen sind nur für dich (oder in deiner gespeicherten Ansicht) sichtbar.

2. Voraussetzungen

Damit Blattansichten funktionieren, muss deine Datei:

  1. In OneDrive oder SharePoint gespeichert sein.
  2. In Excel für Microsoft 365 oder Excel im Web geöffnet werden.

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Die Registerkarte "Ansicht" öffnen

Öffne deine Excel-Datei und klicke oben im Menüband auf den Reiter Ansicht.

Schritt 2: Eine neue Blattansicht erstellen

In der Gruppe "Blattansichten" findest du die Schaltfläche Neu.

  • Klicke auf Neu.
  • Was passiert jetzt? Die Spalten- und Zeilenköpfe färben sich dunkelgrau (fast schwarz). Das ist das Zeichen, dass du dich im "Blattansichtsmodus" befindest.

Schritt 3: Filter und Sortierungen anwenden

Du kannst nun die Daten so anpassen, wie du sie benötigst:

  • Setze Filter (z. B. nur "Region Nord" anzeigen).
  • Sortiere Spalten (z. B. nach "Umsatz absteigend").
  • Diese Änderungen verändern die Ansicht für andere Nutzer, die gerade in der Datei arbeiten, nicht.

Schritt 4: Die Ansicht benennen und speichern

Standardmäßig heißt die neue Ansicht "Temporäre Ansicht". Um sie dauerhaft zu behalten:

  1. Klicke in das Dropdown-Feld oben links (neben "Neu"), wo Temporäre Ansicht steht.
  2. Gib einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. „Mein Filter_Nord“ oder „Umsatz_Sortiert“.
  3. Drücke die Enter-Taste. Die Ansicht ist nun gespeichert.

Schritt 5: Weitere Ansichten erstellen

Wiederhole den Vorgang für jede weitere Perspektive, die du benötigst:

  1. Klicke wieder auf Neu. (Die vorherige Ansicht wird automatisch beendet).
  2. Wende neue Filter an.
  3. Benenne die neue Ansicht um (z. B. „Region_Süd“).

4. Zwischen Ansichten wechseln

Du kannst nun jederzeit zwischen deinen Ansichten hin- und herspringen:

  • Gehe auf Ansicht.
  • Wähle im Dropdown-Menü der Blattansichten die gewünschte Ansicht aus.
  • Um zur ursprünglichen Tabelle zurückzukehren, wähle einfach Standard.

5. Blattansichten verwalten und löschen

Wenn du Ansichten umbenennen oder löschen möchtest:

  1. Klicke unter dem Reiter Ansicht auf die Schaltfläche Optionen (direkt neben den Ansichten).
  2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle gespeicherten Blattansichten aufgelistet sind.
  3. Hier kannst du Ansichten Duplizieren, Umbenennen oder mit dem Papierkorb-Symbol Löschen.

Profi-Tipps:

  • Zusammenarbeit: Wenn du eine Blattansicht erstellst, können auch andere Personen diese Ansicht in ihrem Excel-Menü sehen und nutzen, sofern du sie gespeichert hast.
  • Visuelles Feedback: Wenn du den dunkelgrauen Hintergrund der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen siehst, weißt du immer: „Ich bin gerade in einer privaten/benutzerdefinierten Ansicht“.
  • Keine Angst vor Datenverlust: Blattansichten ändern niemals die Zellinhalte, sondern nur, wie die Daten dargestellt werden.

Viel Erfolg beim Organisieren deiner Excel-Daten!

0