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Tutorial: Dropdown-Liste in Excel 2016 erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel 2016 eine Dropdown-Liste (auch Klappmenü genannt) erstellst.

Dropdown-Listen sind ideal, um die Dateneingabe zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden, indem sie dem Benutzer eine vordefinierte Auswahl an Optionen bieten.

Methode 1: Werte manuell eingeben (für kurze Listen)

Diese Methode eignet sich am besten, wenn du nur wenige Optionen hast (z. B. "Ja", "Nein", "Vielleicht"), die sich selten ändern.

  1. Zelle auswählen: Klicke auf die Zelle (oder markiere den Bereich), in der die Dropdown-Liste erscheinen soll.
  2. Datenüberprüfung öffnen: Gehe im oberen Menüband auf die Registerkarte Daten. Klicke in der Gruppe „Datentools“ auf die Schaltfläche Datenüberprüfung.
  3. Einstellungen anpassen:
    • Ein Fenster öffnet sich. Wähle im Reiter „Einstellungen“ unter Zulassen den Punkt Liste aus.
  4. Werte eingeben:
    • Gib im Feld Quelle deine Optionen ein, getrennt durch ein Semikolon (;).
    • Beispiel: Äpfel;Birnen;Bananen;Pfirsiche
  5. Bestätigen: Klicke auf OK. In der Zelle erscheint nun ein kleiner Pfeil, über den du die Liste öffnen kannst.

Methode 2: Zellbereich als Quelle nutzen (für längere Listen)

Diese Methode ist professioneller, da du die Liste einfach erweitern kannst, indem du die Zellen in deinem Tabellenblatt änderst.

  1. Liste vorbereiten: Schreibe die gewünschten Auswahlmöglichkeiten untereinander in eine Spalte (entweder im gleichen Tabellenblatt oder auf einem separaten Blatt, z.B. namens „Listen“).
  2. Zielzelle auswählen: Markiere die Zelle, in der das Dropdown-Menü erscheinen soll.
  3. Datenüberprüfung öffnen: Gehe wieder auf Daten -> Datenüberprüfung.
  4. Quelle auswählen:
    • Wähle unter Zulassen wieder Liste.
    • Klicke in das Feld Quelle und markiere dann mit der Maus den Zellbereich, in dem deine zuvor geschriebenen Begriffe stehen.
    • Excel trägt automatisch den Bezug ein (z. B. =$A$1:$A$4).
  5. Bestätigen: Klicke auf OK.

Tipps für Fortgeschrittene

1. Eingabemeldung hinzufügen

Du kannst dem Nutzer einen Hinweis anzeigen lassen, sobald er die Zelle anklickt:

  • Gehe im Fenster „Datenüberprüfung“ auf den Reiter Eingabemeldung.
  • Gib einen Titel (z. B. „Hinweis“) und eine Nachricht ein (z. B. „Bitte wählen Sie eine Frucht aus der Liste“).

2. Fehlermeldung anpassen

Wenn jemand versucht, etwas anderes in die Zelle zu schreiben, erscheint eine Fehlermeldung. Diese kannst du ändern:

  • Gehe im Fenster „Datenüberprüfung“ auf den Reiter Fehlermeldung.
  • Hier kannst du den Stil (Stopp, Warnung, Info) und den Text anpassen.

3. Die Liste aktualisieren

Wenn du Methode 2 nutzt und neue Einträge zu deiner Quell-Liste hinzufügst, musst du den Bereich in der Datenüberprüfung eventuell anpassen.

  • Profi-Tipp: Formatiere deine Quell-Liste als Tabelle (Markieren -> Strg + T). Wenn du die Tabelle als Quelle nutzt, wächst die Dropdown-Liste automatisch mit, wenn du unten neue Zeilen anfügst.

4. Dropdown-Liste löschen

  1. Markiere die entsprechende Zelle.
  2. Gehe zu Daten -> Datenüberprüfung.
  3. Klicke im Fenster unten links auf die Schaltfläche Alle löschen und bestätige mit OK.

Fehlerbehebung

  • Der Pfeil wird nicht angezeigt: Überprüfe in den Einstellungen der Datenüberprüfung (Reiter „Einstellungen“), ob das Häkchen bei Zell-Dropdown gesetzt ist.
  • Die Liste trennt die Wörter nicht: Stelle sicher, dass du in der manuellen Eingabe (Methode 1) ein Semikolon (;) und kein Komma verwendet hast, da das deutsche Excel das Semikolon als Trennzeichen benötigt.
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